Als eventmanager moet je geregeld een event verkopen aan je klant. Bijvoorbeeld aan de directeur, het afdelingshoofd of de marketingmanager. Wil je uit de rol van ‘dozenschuiver’ en in positie komen als adviseur, omwille van een succesvol event? Daar helpen we je graag bij! Hieronder hebben we een aantal handige vragen en adviezen opgesomd. Neem dit mee in het gesprek met je interne klant en we weten zeker dat een online event nog succesvoller wordt.
Stel deze vragen aan je interne klant
Investeren in het voortraject komt een event altijd ten goede. Door van tevoren, samen met je klant, na te denken over het doel en de doelgroep, verhoog je namelijk de kans op een succesvol event. De volgende vragen kun je stellen in die voorbereiding:
- Wat is precies het doel van het event? Gaat het over informatieoverdracht of zit er ook een sociaal aspect aan? Dit bepaalt of je een online, fysiek of een hybride event organiseert.
- Is het een event voor iedereen of moet er een specifieke doelgroep worden aangesproken?
- Is het een eenmalig event of komt er een serie voor dezelfde of steeds wisselende doelgroepen?
- Waarom zou je een fysiek of juist een online event willen?
- Wat voor soort uitstraling is wenselijk? Zakelijk en strak of juist sfeervol en gezellig?
- Moet de doelgroep actief meedoen, bijvoorbeeld met stemmingen, polls en evaluatievragen? Of is het eenrichtingsverkeer?
- Waarom moeten deelnemers naar het event komen? Welke informatie moeten ze eruit halen en wat moeten ze na afloop met deze informatie gaan doen?
Adviseer je interne klant
Naast dat je vragen stelt, doe je er ook goed aan je klant aan de hand te nemen en te ondersteunen met doordachte adviezen. Laat je klant bijvoorbeeld nadenken over de kracht van herhaling: dat zorgt ervoor dat de informatie beter blijft hangen. Adviseer om bijvoorbeeld een serie van kleine events op te zetten en regelmatig mails te versturen. Ook de styling van het event is een belangrijk aspect, dat zorgt voor herkenbaarheid en betrouwbaarheid. De styling voer je door in alle uitingen rondom het event, zoals de mails, uitnodigingen en het eventuele decor. Gaan jullie voor een hybride event? Licht dan vanuit je expertise toe dat een hybride event echt anders is dan we gewend zijn. Het zijn feitelijk twee zalen die je tegelijk bedient. De mensen in de zaal moeten geen ‘cameravulling’ zijn en de deelnemers thuis moeten niet het gevoel krijgen dat ze over de schutting mogen meekijken. Beide groepen zijn belangrijk en verdienen alle aandacht. Denk hierbij ook van tevoren na over zaken als camerapositie en geluid.
Content
Tot slot is er nog de voorbereiding rondom de content. Bespreek met je klant, zeker bij een online of hybride event, alles tot in detail voor. Powerpoints, filmpjes en decor zijn hierin belangrijk. Neem je klant mee in het traject en leg uit dat wachten tot het laatste moment niet handig is. Bespreek ook de inhoud van de presentaties. Slides met heel veel tekst zijn bij een live event al bijna niet te volgen, dit is online nog moeilijker. Adviseer om zoveel mogelijk te werken met plaatjes en korte video’s, die zijn krachtiger. Grotere hoeveelheden informatie kun je achteraf (laten) opsturen. De technische leverancier kan zorgen voor een afkijkscherm met bulletpoints voor de spreker.
Verder lezen over bijvoorbeeld de styling van een event of het verschil tussen hybride, online en live events? We hebben tal van blogs geschreven de afgelopen tijd. Die vind je allemaal op deze pagina.