‘Oh help, over zes weken hebben we een event. En we moeten nog starten met de voorbereiding.’ Het gebeurt meerdere keren per week dat MWee zo’n belletje krijgt. Maar op welk moment moet je starten met het organiseren van een event?
Om te beginnen: een event organiseren waar je eigenlijk geen tijd voor hebt, dat heeft geen zin. Natuurlijk kun je veel taken en zaken uitbesteden aan externe partijen (zoals MWee), maar als opdrachtgever ben je de piloot. En een piloot kan alleen goed vliegen met 100% aandacht. Een goede voorbereiding begint dus met het kiezen van een goede datum.
WEES OP TIJD MET OFFERTES AANVRAGEN
Die ideale datum is afhankelijk van je eigen agenda, maar vooral ook van de vraag: wat wil je bereiken? Wat wil je veranderen in het hoofd van de bezoeker? En wat is daarvoor het juiste moment? In de drukke decembermaand (als ieders agenda bol staat van de borrels)? Of vlak na de belangrijkste vakbeurs?
Omcirkel die datum met een rode stift in je agenda. Maak vervolgens een takenlijst: wat moet er allemaal gebeuren om een succesvol event te organiseren? Pers die taken vervolgens in een planning. Houd er daarbij rekening mee dat sommige taken druk leggen op je planning.
Zo is de kans groot dat je werkt met externe leveranciers. Die hebben hun eigen planning en werkdruk. Bovendien moet je eerst offertes aanvragen bij deze bedrijven: die moet je vergelijken, en grote kans dat de offertes intern goedgekeurd moeten worden. Al met al kan dit al een maand duren.
BEZOEKERS HEBBEN HET DRUK
Ook de gewenste locatie kan bepalend zijn voor je planning. Met name grote locaties zijn al tijden vooraf volgeboekt, soms zelfs al een jaar. Neem goed de tijd mogelijke locaties te bezoeken, en denk na over alternatieven, ofwel: een andere plek, of een andere datum.
Een laatste bepalende factor voor je planning: de registratie van bezoekers. Veel bezoekers hebben het net zo druk als jij – of drukker. Hun agenda zit misschien voor de komende anderhalve maand vol. Stuur dus tijdig een save the date, met enkele weken later een uitnodiging. Zorg ervoor dat die uitnodiging uiterlijk zo’n vier weken voor het event in de mailbox of brievenbus zit.
HULP BIJ PLANNEN
MWee organiseert al decennia zakelijke events. We helpen je graag met jouw zakelijke bijeenkomst. Bakkie doen? Neem contact op.