Als eventmanager verzorg je graag een evenement tot in de puntjes. Twee jaar geleden was dat een behoorlijke vanzelfsprekendheid. We merken dat de styling van een event, zeker van een online event, een ondergeschoven kind wordt. Zonde! Want de styling van een event maakt echt een verschil. Net als bij een fysiek event kun je het zo gek maken als je wilt. Ter inspiratie delen we hieronder onze ervaringen rondom een event waarvoor wij de styling verzorgden.
Uitreiking Energy Award
Van 25 tot en met 28 januari 2021 vond voor de vijfde keer het EZK-evenement plaats. Dit keer helemaal digitaal, via een online platform. Het ging om de prijsuitreiking van de Energy Award Bedrijven. Deze prijs werd beschikbaar gesteld door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK). Daarmee worden organisaties in de spotlights gezet die zich onderscheiden op het gebied van energiebesparing, duurzame energieopwekking en/of het gebruik van hernieuwbare warmte.
Twee maanden voorbereiding
De totale voorbereiding nam ongeveer twee maanden in beslag. Van de 1.000 genodigden namen ongeveer 800 mensen deel aan het event. Wij verzorgden de toegang tot het platform; deelnemers konden zich daarvoor aanmelden via het online aanmeldformulier. Na de aanmelding ontvingen deelnemers een activatiemail met een persoonlijke toegangscode. Achteraf hebben we gezorgd dat de online sessies en presentaties bekeken konden worden op het online platform. De sessies en praktijkvideo’s waren beschikbaar op YouTube. In de voorbereiding hebben we uitvoerig getest met alle sprekers. Denk daarbij aan een duidelijke camerabriefing, waarbij we richtlijnen gaven voor de positie en afstand tot de camera.
Visueel herkenningselement
De uitreiking was op drie locaties: in een studio, hotel en bij de prijswinnaar op locatie. Het centrale thema duurzaamheid was voor ons het vertrekpunt voor de styling. We kozen een herkenningspunt, de houten windmolen (ook te zien op de website) en hebben dit element overal laten terugkomen. In de banners op de locaties, op alle digitale communicatiemiddelen, op de uitnodigingen, noem maar op. Voor op de locaties verzorgden we een groene wand van klimop. In de voorbereiding speelde styling ook een rol bij de sprekers. Bij iedere spreker en presentatie voerden we de styling door, gekenmerkt door duurzaamheid, groen en de houten windmolen. Zo’n los attribuut zorgde voor verbinding tussen alle sprekers. Tot slot zorgden we voor een uniforme uitstraling qua kleding.
De impact van styling
Styling van een event heeft onbewust veel impact op de kijker. Bij een offline event gaat het vaak over een specifiek onderwerp. Bij dit onderwerp hoort een bepaalde sfeer of emotie. Dat is voor online niet anders. Uitstraling is van belang, voor betrouwbaarheid en om de deelnemers mee te nemen in het verhaal. Als wij met sprekers gaan testen, dan wijzen we mensen ook altijd op de positie van de camera. Die staat vaak te laag, waardoor deelnemers in de neusgaten kijken. Dat is nou eenmaal niet de meest optimale setting. Enkele basics voor het stylen van je event zijn:
- Zit iedereen recht voor de camera?
- Zijn de hoofden netjes op een rij?
- Komt iedereen even groot in beeld (zelfde afstand tot de camera)?
- Hoe zit het met de verlichting? Lekker dicht bij een raam ‘want het zonnetje schijnt’ werkt niet, dan krijg je een grote witte waas.
- Hoe zit het met de kleding? Voorkom dat de ene spreker in een net pak verschijnt en de andere in een slobbertrui. Maak afspraken over stijl en eventueel kleur.
Styling van je event is in principe niet noodzakelijk. Maar het doet wel iets met de kijker. Daardoor hebben alle losse elementen rondom styling bij elkaar in het onderbewuste een geweldige impact op de kijker.
Jolein Foks
Event Stylist & Interactief Creatief regisseur