We zitten nu bijna een jaar in de coronacrisis en het is voorlopig niet voorbij. Onze switch van offline naar online ging niet zonder slag of stoot en ook vandaag de dag leren we nog steeds nieuwe dingen. Het is een gekke wereld en de veranderingen rollen over elkaar heen. Laatst zagen we een online event dat was opgenomen vanuit een grote koeienstal. Hoe gaaf is dat! Had dat twee jaar geleden gezegd, dat een paar duizend mensen inlogt bij een event dat op die manier is opgezet, en niemand had je geloofd.
Pleidooi voor samenwerking
Waarom dit relaas? Omdat we een pleidooi willen houden voor samenwerking. Laten gebruikmaken van elkaars expertise in een tijd waarin er zoveel in ontwikkeling is. Zelf merken we bijvoorbeeld dat eventmanagers lang niet altijd weten wat er allemaal mogelijk is op het gebied van een digitaal event. Het oude draaiboek wordt uit de kast gehaald en dat vormt de basis voor een nieuw online event. Dat vinden we zonde, want vaak is het beter en soms zelfs voordeliger om vanuit een online gedachte iets nieuws op te zetten. Eerder gaven we in een blog al een 8-stappenplan om te komen tot een goed online event.
Online-vermoeidheid
Er is op dit moment zoveel mogelijk online, waarvan lang niet iedereen op de hoogte is. Bijvoorbeeld die koeienstal, waarover we hierboven schreven. Er zijn ook platformen waarbij deelnemers een digitaal gebouw betreden en per zaal een webinar kunnen bijwonen. Bij de foyer kan worden genetwerkt en een goodiebag wordt uitgereikt bij de jassen. Door als eventmanager je horizon te verbreden over de online mogelijkheden, zorg je ervoor dat je online event een andere beleving krijgt. En dat wil je, nu de online-vermoeidheid toeslaat.
Inzicht in valkuilen
Door je leveranciers te betrekken, van hostingpartner tot platformen en technici, wapen je jezelf ook voor de valkuilen rondom online events. Als we naar onszelf kijken: in het afgelopen jaar begeleidden we ruim 400 webinars. We weten inmiddels waar organisatoren en deelnemers tegenaan lopen en wat er mis kan gaan. Een leverancier kan je ook heel goed helpen en begeleiden met de invulling van je draaiboek en script. Op die manier weet je bijvoorbeeld op tijd dat je een moderator moet regelen voor een chatfunctie. Zo voorkom je dat een inbeller niet te horen is.
Maak gebruik van elkaars expertise
Vooruitdenken is hét punt bij een online event en dat is voor iedereen die een event organiseert wennen. Leveranciers zijn daar inmiddels aardig aan gewend en kunnen je dus ontzettend goed helpen. Zowel met de technische als inhoudelijk zaken, waaronder goede content, locaties en presentatoren. Vaak heeft een leverancier ook veel voorbeelden van een draaiboek, stappenplan of script. Dus vind niet het wiel opnieuw uit, maar maak gebruik van de expertise die in de markt zit.