Bij het organiseren van een (online) evenement komt veel kijken. Natuurlijk wil je dat alles goed gaat en dat je niets vergeet. Veel eventmanagers zijn er na het afgelopen jaar wel achter gekomen: de organisatie van een online event is behoorlijk anders dan die van een fysiek evenement. Moet je binnenkort een online event organiseren en wil je weten welke stappen je moet doorlopen? Met onderstaand stappenplan helpen we je graag op weg.
Stap 1: doel en doelgroep bepalen
Net als bij een live evenement begint het altijd met het bepalen van het doel en de doelgroep. Wat en wie wil je als bedrijf bereiken met het event? Wat wil je vertellen, wat moet bijblijven en wat moeten deelnemers doen? Hieruit volgt bijna als vanzelfsprekend of je bijvoorbeeld via een livestream kunt werken of een andere techniek inzet.
Stap 2: kostenplaatje maken
Ook dit wijkt niet af van fysiek: het budget bepaalt voor een groot deel de invulling. Tegelijkertijd zijn de kosten wel variabel. Het hangt bijvoorbeeld af van de locatie, sprekers en natuurlijk in te zetten techniek. Probeer voordat je van start gaat een beeld te hebben van je budget en ga daarmee aan de slag om een totaal kostenplaatje te maken.
Stap 3: verleiden met je programma
Als je weet wat je doel en wie je doelgroep is, wil je zorgen dat mensen gaan deelnemen. Dat doe je door een event neer te zetten dat ze absoluut niet willen missen. Je zult ze moeten verleiden deel te nemen. Dat betekent dat je moet nadenken over de inhoud en het programma. Stippel van te voren uit wat je allemaal gaat doen en wat de centrale boodschap wordt. Zorg ervoor dat alle content bij de technische partner bekend is, zodat op basis daarvan het technische plan kan worden samengesteld.
Stap 4: zorg voor een goede presentator
Vaak zijn er bij een online event meerdere sprekers. Omdat je online niet van ruimte wisselt, is een presentator extra belangrijk. Soms is het nodig dat taaie informatie wordt gedeeld, bijvoorbeeld via een webinar. Dan kan het helpen als de presentator levendig is en voldoende dynamiek brengt in je event. Daarmee voorkom je dat deelnemers uitloggen.
Stap 5: script en draaiboek
Hoe staat het met de internetverbinding? Wat doe je als de techniek hapert? Hoeveel microfoons heb je nodig? Bij een online event kun je veel minder aan het toeval overlaten. Juist omdat het draait op techniek, zijn een uitgedacht script en draaiboek onmisbaar. In je draaiboek neem je in chronologische volgorde je event op met daarin alle benodigde (technische) materialen. Ook maak je daarin een taak- en rolverdeling voor de sprekers, presentator, regisseur en moderator. In je script leg je vast hoe je deelnemers gaat betrekken. Dan gaat het over de inhoud, dus wat je aan content en materiaal nodigt hebt in je event.
Stap 6: setting
Waar vindt je event plaats? Denk van te voren na over de setting en wat je wilt uitstralen. Maak daarbij ook de juiste verbinding met het doel van je event en de doelgroep. Het moet bij beiden passen. Kies je voor een locatie, begin dan -net als bij een fysiek event- op tijd met de aankleding en inrichting. Bij een live event wordt een dag van te voren alles opgebouwd en alle apparatuur getest. Bij een webinar neemt een technische partner in de weken voorafgaand aan je event contact op met de sprekers om de techniek door te nemen.
Begin op tijd
Bovenstaande valt of staat bij je planning. We merken dat eventmanagers echt onderschatten hoeveel tijd er gaat zitten in het opzetten van een online event. Dat is veel meer dan bij een fysiek event, omdat je meer moet inregelen en testen. Begin daarom op tijd. Twee of drie maanden van te voren is aan te raden.