Het worstcasescenario van iedereen die een online event organiseert: je deelnemers zien een zwart scherm of sprekers kunnen niet inbellen. Hoe voorkom je dit? Het gaat om techniek en daarin kan altijd iets misgaan. Maar je kunt de risico’s wél minimaliseren. Hieronder helpen we je op weg.
Op tijd beginnen om zoveel mogelijk te testen
Als je kijkt naar wat fout kan gaan bij een online event, dan kom je snel uit op de techniek. Een online evenement bestaat namelijk voor een groot deel uit techniek. Microfoons die nog niet aanstaan, terwijl de moderator al een minuut aan het praten is, filmpjes die zonder geluid worden ingestart, presentaties die vastlopen, noem maar op. Als je daar zekerheid in wilt, dan moet je simpelweg alles heel goed testen. Dat betekent dat je veel tijd moet steken in de voorbereiding en dus op tijd moet beginnen. We weten uit ervaring dat een online event meer voorbereiding vraagt. In de praktijk zien we dat mensen dat nog al eens onderschatten. Op het laatste moment worden bijvoorbeeld de laptops en internetverbindingen gecheckt. Dat zorgt voor stress op de dag zelf en verhoogt de kans op fouten.
Test ook de apparatuur bij sprekers op afstand
Zelf doen wij hier ook het nodige in. Als er bijvoorbeeld sprekers op afstand zijn die een rol spelen in een event, dan testen we van te voren alle techniek bij deze sprekers. Hoe is de internetverbinding? Doet de camera het naar behoren? Hoe zit het met de ruimte waar vandaan ze gaan spreken? Is dat een rustige ruimte of zijn er veel omgevingsgeluiden? Door dit van te voren allemaal te checken, is de kans dat een event technisch goed loopt vele malen groter.
Overweeg of je nieuwe ideeën echt nu wilt doorvoeren
Er worden veel nieuwe technieken toegepast. Juist bij die technieken is testen en back-ups maken heel belangrijk. We zitten met online events eigenlijk in een start-up fase, waarbij veel dingen nieuw zijn en we met elkaar ook steeds nieuwe ideeën hebben. Omdat de ontwikkelingen elkaar in zo’n rap tempo opvolgen, zien we dat organisatoren en eventmanagers niet altijd de tijd nemen voor het testen en voorbereiden van nieuwe technieken of ideeën. Daar gaat het in de uitvoering, waaronder in de AV, dan wel eens mis. Overweeg dus of je alle nieuwe ideeën en technieken echt nu wilt toepassen, zonder deze te testen, of dat je het vooruitschuift naar een volgend event.
Zorg voor een back-up plan
In een back-up plan denk je van tevoren na over alles wat mis kan gaan en wat je dan doet. Heb je contactgegevens van alle deelnemers paraat? Werk je met een technische partner die bij problemen snel kan schakelen?
Er kan altijd iets misgaan bij een online event. Door de tijd te nemen in de voorbereiding en alle techniek en apparatuur goed te testen heb je meer zekerheid en zorg je ervoor dat een online event technisch gezien goed verloopt.