Bij een online event ben je minder flexibel dan bij een fysiek event. Op het laatste moment de volgorde van sprekers aanpassen of beeldmateriaal toevoegen is vrij lastig en kan voor behoorlijk wat stress zorgen. Hoe voorkom je dit soort last minute aanpassingen? Hieronder delen we een paar waardevolle tips.
Begin op tijd
Het lijkt logisch, maar nog altijd wordt het onderschat: begin op tijd. De voorbereiding en het in detail uitwerken van je draaiboek en script is voor een online event belangrijker dan voor een offline event. Dat kost veel tijd. Alles moet je uitdenken, omdat je weinig aan het toeval kunt overlaten. Je hebt meer content nodig (daarover hieronder meer) en al die content moet de systemen in. Begin dus op tijd.
Geen kopie van fysiek
Wat we ook zien, is dat draaiboeken van voorgaande jaren worden gebruikt als basis voor een nieuw online event. Dat werkt niet. Je hebt bijvoorbeeld heel andere content nodig. Een volle zaal kijkt anders naar een PowerPoint dan 400 mensen die vanuit huis inschakelen. Ten eerste is de spanningsboog vanuit huis korter. Bij een fysiek event kun je redelijk makkelijk de aandacht vasthouden, dat is online niet het geval. Bovendien ligt alles wat je digitaal laat zien onder een vergrootglas. Een deelnemer achter een computer ontdekt veel sneller een foutje dan iemand in een volle zaal.
Zie jezelf als een producent
Omdat de aandachtsspanne van deelnemers beperkt is en er tijdens online sessies minder sociale etiquettes gelden (weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon), kun je een online programma het beste aanvliegen alsof je een producent bent. Dat betekent dat je niet zozeer een event organiseert, maar dat je een event maakt. Zet jezelf in de rol van die maker en denk bijvoorbeeld aan een televisieprogramma. Daar komt in de voorbereiding ook veel meer bij kijken dan bij een live event.
Content, content en nog eens content
Vanuit de rol van producent betekent het automatisch dat je veel en afwisselende inhoud nodig hebt. Aansprekende content. Introduceer een spreker of nieuw onderwerp bijvoorbeeld met een korte video of laat een gast inbellen. Ook kun je iemand van buiten erbij betrekken met verrassende vragen (zoals een verslaggever op locatie). Zorg hoe dan ook voor voldoende en afwisselend beeld, bijvoorbeeld foto’s of krantenkoppen. En als laatste kun je ook denken aan optredens van bijvoorbeeld een muzikant of stand-up comedian.
Het grote voordeel van een online event is dat je alles van te voren kunt vastleggen en regisseren. Daar staat tegenover dat je minder flexibel bent, als je kijkt naar last minute aanpassingen. Door voldoende tijd te nemen in je voorbereiding en planning voorkom je last minute stress.