Ons werk bevond zich een jaar geleden in de fysieke evenementen. We weten allemaal dat die wereld drastisch is veranderd. Hoe we de switch maakten van offline naar online vertellen we hieronder.
Formule 1-rijden
De afgelopen periode omschrijven we wel eens als: van lekker druk, naar volledig stilstaan, naar formule 1-rijden met horten en stoten. Waarbij we de auto in bedwang moesten leren houden en tegelijkertijd onze energie op een positieve manier blijven gebruiken. Dat was best ingewikkeld af en toe, maar ook bijzonder leerzaam.
Hoe denken we dat online zich gaat ontwikkelen?
In de eerste maanden lag ons werk stil. Die tijd gebruikten we om ideeën van de plank te halen. Het geluk is namelijk dat we anderhalf jaar geleden al nadachten over het organiseren van online events. Het was echter steeds te druk om dat handen en voeten te geven. Bovendien bleef de vraag van klanten naar online events uit. Toen al ons werk in maart kwam stil te liggen, hoefden we niet lang na te denken: we stappen hier met volle overgave in. Met elkaar bepaalden we onze koers aan de hand van de centrale vraag: hoe denken we dat online zich gaat ontwikkelen de komende tijd?
Herontwikkeling processen
Vanuit die gedachte zetten we processen op die antwoord gaven op de grote behoefte van dat moment: virtuele events en webinars. Vooral in het begin van de crisis zat iedereen thuis. We herontwikkelden onze processen dusdanig, dat we events konden organiseren waarbij we vanuit onze locatie regie konden voeren. Daarbij verzorgden we de techniek en legden resultaten vast, wat het voor nieuwe en bestaande klanten mogelijk maakte om te blijven communiceren met hun doelgroep.
Evenementen 2.0
Dat was tot aan de zomervakantie. Nu zien we een verschuiving naar wat we noemen ‘evenementen 2.0’. Daarbij is er meer sprake van studio-opnames, waarbij sprekers fysiek aanwezig zijn voor de opname. Ook zien we meer dynamische online events, waarbij verschillende technieken en systemen worden gebruikt. Verder constateren we dat de behoefte aan netwerken fors toeneemt. Als antwoord op die behoefte zijn we een samenwerking aangegaan met Networkapp. Via dit platform kunnen we events neerzetten waarin netwerken een fundamenteel onderdeel is.
Meer voorbereiding
Een groot verschil met evenementen van een jaar geleden is de voorbereiding. Normaal gesproken is een event manager druk in de voorbereiding, maar ligt de piek toch wel op de dag zelf. Die piek zien we verschuiven naar een langere periode voorafgaand aan een event. De voorbereiding van een online event vraagt vandaag de dag meer tijd. Daar staat tegenover dat het event zelf minder drukte met zich meebrengt, als alle techniek en de inhoud maar goed is voorbereid. In ons werk zien we dat we daar tegenwoordig veel waarde kunnen toevoegen.
Hetzelfde voor elkaar krijgen op een andere manier
Terugkijkend op de afgelopen periode kunnen we zeggen dat het een bizarre tijd was en eigenlijk nog steeds is. Kijkend naar ons werk hebben we het drukker dan voorheen. Dat is soms wel even puzzelen en als er dan ook een boel verandert, vraagt het ook van ons een zekere mate van flexibiliteit. Tegelijkertijd zagen we voorheen altijd al kansen en zien we die nu ook. Voor een groot deel van de events geldt dat het effectiever en efficiënter is om die online in te regelen. Dit geldt zeker voor events waarbij het vooral om informatieoverdracht gaat. Wat ons betreft gaan we dan ook een bijzondere tijd tegemoet, die mooie kansen biedt voor het beter benutten van onze tijd, middelen en energie. Waarin we hetzelfde voor elkaar blijven krijgen, maar dan op een andere manier.
Matthieu Wijnen
Directeur en oprichter MWee