We kunnen er niet meer omheen. Een congres of seminar met een paar honderd personen op een locatie zit er voorlopig niet in. Dat betekent niet dat dat je niets meer kunt organiseren. Online is zoveel mogelijk. Wat ons betreft is het belangrijkste dat je als organisatie kunt doen: focus je op de inhoud. Laat de organisatie en de techniek aan een ander over. We zien teveel mensen hannesen met mute-functies en live-verbindingen. Niet doen, dat gaat ten koste van je event. En zeg eens eerlijk: hield jij je een jaar geleden bezig met de technische kant van je event?
Soorten evenementen
Er zijn verschillende evenementen. Zo zijn er evenementen waarbij het echt belangrijk is dat mensen fysiek bij elkaar zijn. Denk aan het vieren van iets, een grootschalige kick-off of een event waarbij verschillende afdelingen of zelfs landen bij elkaar komen. Aan de andere kant zijn er de evenementen waarbij er minder sprake is van interactie en meer van ‘informatie zenden’. Denk aan updates van een product of bedrijf en kennisuitwisseling. Met name dit soort evenementen kunnen goed virtueel worden vormgegeven.
Online vraagt een andere aanpak
Gemiddeld organiseren wij webinars voor ongeveer 150 tot 200 deelnemers. We hebben uitschieters van rond de 1250 kijkers, maar gemiddeld gaat het om zo’n 200 deelnemers. Bij een webinar zijn verschillende zaken van belang. Allereerst de opbouw: denk van te voren goed na over wat je allemaal wilt behandelen en bewaar ook interessante informatie voor het eind. Dan blijven mensen hangen. Bij een webinar is het sowieso zaak je boodschap kort en krachtig te houden. Een webinar van twee uur is af te raden. Na een uur ben je de helft van de mensen vaak kwijt. Hou het daarom kort en krachtig, maximaal een uur. Dat doe je door je te richten op de hoofdlijnen. De details zijn vaak voor een relatief kleine groep interessant. Dat kan ook op een later moment, bij een follow up of -nog beter- persoonlijk contact.
Grotere events
In de wereld van grotere virtuele gebeurt momenteel ook veel. Er zijn mooie ontwikkelingen gaande waarbij je als deelnemer inlogt binnen een online omgeving, aangeeft waaraan je precies wilt deelnemen en met wie of met welk bedrijf je in contact wilt komen tijdens het event. Vervolgens is er de software die jouw dagprogramma maakt. Op die manier wordt een congres virtueel gemaakt. Dit soort software is in de maak en biedt volop mogelijkheden voor de toekomst. Ook kan een groot webinar worden opgesplitst in verschillende subsessies. Alle deelnemers komen dan bijvoorbeeld bijeen bij de plenaire start. Hierna gaat de groep uiteen in subsessies (waarvoor deelnemers zich dan hebben aangemeld) en de afsluiting is weer plenair.
Gratis of niet?
Nog wel een kritische noot. In de coronacrisis lijkt het soms of alles ineens gratis moet zijn. Een jaar geleden kochten we een ticket van 75 euro voor een congres, ergens in het midden van het land. Een soortgelijke bijeenkomst wordt op dit moment gratis aangeboden. We snappen dat bedrijven dat doen; we moeten met elkaar het wiel een beetje uitvinden en willen de verwachting wellicht wel temperen. Daar past een gratis event misschien wel bij. En online vraagt in sommige gevallen minder investering. Maar dat betekent wat ons betreft niet dat goede informatie altijd gratis hoeft te zijn. Op een goed moment is een degelijk verdienmodel essentieel voor de markt. Bovendien kan ‘altijd maar gratis’ van invloed zijn op de beeldvorming en het imago van een bedrijf. Je kunt je dus ook op dat vlak afvragen of een gratis aanbod passend is.
Groeiende markt
Al met al is te zien dat de wereld van virtuele events groeit en volwassen wordt. Bijna iedereen kan inmiddels wel zelf iets opzetten via streaming en gratis diensten. Dat is in sommige gevallen voldoende. En voor de situaties waarvoor meer nodig is, qua techniek en verdere ondersteuning, is de markt snel groeiende en weten we zeker dat we ook dát met elkaar kunnen gaan vormgeven.