Een event organiseren is één van de meest dynamische en diverse jobs die je kunt bedenken. Zeker vandaag de dag, met alle online ontwikkelingen. Wil je zeker weten dat jouw online event een succesvolle ervaring wordt? Lees dan hieronder onze vier belangrijkste tips.
#1 Bepaal je doelstelling
Bij ieder event is het van belang dat je van te voren je doelstelling bepaalt. Wat wil je dat mensen na afloop gaan doen? Dat bepaalt namelijk je techniek. Wil je informatie overbrengen en dus voornamelijk zenden, dan kom je al snel uit op een webinar. Gaat het om vergaderingen en besprekingen? Dan is het van belang dat iedereen goed in beeld komt. Vergadertools zoals die van Zoom of Microsoft Teams zijn in dat geval goed in te zetten. Gaat het om een groot evenement, dan zul je uitkomen op techniek waarbij deelnemers echt iets beleven. Daarvoor zijn platformen beschikbaar waarbij je deelnemers via persoonlijke programma’s kunt laten deelnemen aan sessies en ook digitaal netwerken een essentieel onderdeel is.
#2 Begin op tijd
Voorheen lag de druk voor een eventmanager vaak op de dag zelf. Ook kon je veel zaken op het laatste moment aanpassen, wat soms handig was. Die druk zien we bij online events verschuiven naar de periode voorafgaand aan een event. Dat biedt voordelen, want je bent minder afhankelijk van toevalligheden. Maar het vraagt wel van je dat je de tijd neemt voor de voorbereiding. Online events vragen ook echt een ruimere planning. Je bent als organisator eerder een producent dan een eventmanager. Op de dag zelf zijn adhoc aanpassingen bijna niet mogelijk. Alles is van te voren ingeregeld, je hebt meer grafisch materiaal nodig, noem maar op. Op tijd beginnen geldt dus zeker voor een online event.
#3 Kies een partner die zowel fysiek als online kan werken
Niemand weet hoe de komende maanden zich gaan ontwikkelen. Als eventmanager doe je er goed aan met een partner samen te werken die zowel online als fysiek kan functioneren. Als je bijvoorbeeld alleen met een streamingpartij werkt en je event mag ineens niet meer fysiek plaatsvinden, dan kun je daarop lastig anticiperen. Door met een partij te werken die zowel fysiek als online werkt blijf je flexibel en kun je meegaan in wat er op dat moment nodig is. Daarmee maak je het nemen van beslissingen, bijvoorbeeld voor het omzetten van je events, ook makkelijker voor jezelf.
#4 Wees je bewust van de fase waarin we zitten
Fouten maken mag. Voor de meeste mensen is het allemaal nieuw. Je kan alleen maar leren of ervaren door het te doen. Wees je bewust van de fase waarin we zitten en besef dat het vaak niet perfect zal gaan. Probeer je event desnoods eerst in het klein. We zien dat mensen toch grijpen naar oude manieren van het fysieke event en dat proberen om te zetten naar online. Ons advies daarin is: doe dat vooral niet en maak er iets nieuws van. De zogenaamde zoom-vermoeidheid is in opmars, waarbij mensen zuchtend van video-overleg naar video-overleg gaan of letterlijk uit beeld verdwijnen als ze niet actief deelnemen aan een gesprek. Voorkom dat deelnemers voor aanvang al moeite hebben met deelname en maak er een belevenis van.
Een online event wordt een succesvolle ervaring als je van te voren nadenkt over de doelstelling, op tijd begint en goed nadenkt over de techniek. Verder lezen over bijvoorbeeld de follow up van een event? Check dan eens ons blog over een goede opvolging van een webinar.