Of een online event veel goedkoper is dan een fysiek event? Soms wel, ja. Maar niet altijd. Schrik je wel eens van de prijs van een offerte van je event? Lees dan hieronder verder voor waardevolle tips over hoe je een offerte moet lezen.
Voldongen feit
De offerte van een online event kun je zien als die voor een verbouwing in je huis: de ene aannemer biedt een totaalprijs, de ander werkt met stelposten. In beide gevallen zit je, als de verbouwing eenmaal van start gaat, meestal vast aan de aannemer. En die stelposten… Tja, die lopen nogal eens op. Je wordt geconfronteerd met een voldongen feit.
Vanaf-prijzen
Bij een online event werkt het net zo. We zien offertes waarin vanaf-prijzen worden genoemd. Zo’n offerte lijkt in eerste instantie interessant, alleen vaak ben je als klant uiteindelijk vaak duurder uit dan wanneer je een totaalprijs hebt afgesproken. Dat komt doordat je vaak geen goed zicht hebt op alles wat erbij komt kijken.
Ons advies is dan ook: probeer altijd te zorgen voor een totaalprijs. Zelf geven wij dat altijd, zodat iedere eventmanager exact weet waar hij of zij aan toe is. Er is helaas nogal eens sprake van misleiding: niet alle eventmanagers weten precies wat er komt kijken bij een online event. Die krijgen achteraf de rekening gepresenteerd, met daarin posten die voor de leverancier vanzelfsprekend zijn. Maar die dat niet zijn voor jou als eventmanager. Zo’n situatie voorkom je door een vaste prijs af te spreken.
Wat is duur?
Wat overigens ook drukt op de prijs, zijn kosten voor bijvoorbeeld registratie of aftersales. Dat is het mooie bij online: we meten alles! Heel handig, want met die data kun jij als eventmanager hele waardevolle dingen doen. Zoals een mooie follow-up. De kosten die je daarvoor betaalt, zijn dan ook zeker geen weggegooid geld. Maar dan moet je natuurlijk wel wat met die data doen. En die kosten kunnen misschien zelfs uit een marketingbudget worden bekostigd.
Kosten voor techniek
Tot slot: online kun je niet zomaar vergelijken met offline. De investering in techniek bijvoorbeeld, dat is bij online echt anders. Was er voorheen vanuit de eventlocatie één technicus aanwezig, nu kan er zomaar een team van vijf mensen paraat zitten voor en tijdens je event. Dat brengt kosten met zich mee. Daar staat tegenover dat de kosten voor bijvoorbeeld de huur van een locatie wegvallen.