We kunnen niet wachten om terug te gaan naar normaal. Maar: wat is normaal? Stel dat je nu een jaar vooruit kunt springen, wat doe je dan met je event? Ga je voor online, hybride of waag je toch al de poging op live? Met andere woorden: hoe zien events eruit na COVID’19? In dit blog geven we een aantal tips hoe je als eventmanager het beste uit de komende tijd kunt halen.
De juiste partner
Stel dat je een event op de planning hebt. Die wordt verspreid over twee data: eind mei en eind oktober. Wat doe je: online, fysiek, een combi? Hoe pak je dat aan? Onze belangrijkste advies is: zorg ervoor dat je de juiste partner hebt. Een partner die kan ondersteunen bij alle vormen. Die gemakkelijk kan schakelen van offline naar online (en andersom) en die alle knowhow in huis heeft om jou als eventmanager maximaal te ondersteunen.
Sta open voor de mogelijkheden
We zijn misschien geneigd om terug te gaan naar fysieke evenementen. Deels omdat we dat zo hebben gemist. Zelf denken we eigenlijk ook dat dit zal gebeuren: een grote groep mensen zal weer bij elkaar willen komen. Wat nu echter wel totaal anders is, zijn alle online mogelijkheden. Je kunt je dan ook afvragen of je inderdaad één groot fysiek event gaat organiseren, of dat je misschien wel kiest voor meerdere kleine events. Waarvan sommige online. Want hoewel we denken dat de behoefte voor samenkomen er echt is, denken we ook dat er een hele grote groep mensen is die daar niet op zit te wachten. Die het thuiswerken en vanuit huis deelnemen aan een event juist prettig vindt.
Lessons learned
Kijk eens terug naar het afgelopen jaar: waren sommige online events misschien wel succesvoller dan wanneer je het offline had gedaan? Benut de kennis die je hebt opgedaan en sta ervoor open om die te gebruiken. Bedenk dan ook dat alles valt en staat bij de doelstelling van je event. Daarover schreven we eerder al: hoe mooi de ontwikkelingen ook zijn en hoeveel mogelijkheden we ook hebben, bij het maken van een keuze voor het soort event blijft het doel van groot belang. Probeer dit haarscherp te hebben, voordat je nadenkt over de vorm van je event. Wat is je doel en wie wil je bereiken? Inventariseer ook de behoeften en uitdagingen van alle betrokkenen. Breng daarin de verwachtingen van de deelnemers, presentatoren en de andere stakeholders in kaart. Op die manier bouw je echt aan een succesvol event.