Organiseer je vaak een event? Dan weet je als geen ander dat er een draaiboek moet komen. Daarin zet je allerlei praktische informatie, zoals de contactgegevens van relevante personen, de details van de locatie, het programma van het evenement en een tijdsplanning. In dit blog delen we een aantal vragen die je jezelf absoluut moet stellen als je een draaiboek gaat maken.
Doel en naam
Bepaal het onderwerp en doel van je event. Omdat je in een korte tijd veel informatie zult verstrekken, zeker bij een online event, is het belangrijk je bij het hoofdonderwerp te houden en hier zo min mogelijk van af te wijken. Geef je webinar of online event een korte, heldere naam. Dit zorgt voor snelle herkenning.
Set up
In welke vorm gaat het event plaatsvinden? Ga je voor een rondetafelgesprek, waarin verschillende partijen hun mening laten horen, of laat je één specialist aan het woord? Vertelt de specialist aan de hand van een PowerPoint zijn verhaal of kies je voor een interview-vorm?
Interactie
Denk na over welke interactie je wilt met de kijkers of deelnemers. Hierbij komt ook het doel van je event om de hoek kijken. Wil je graag een mening horen en hier direct op inspringen of wacht je eventuele vragen af in de chat? In geval van het eerste kun je interactie ‘afdwingen’ met bijvoorbeeld een poll. Wil je gebruikmaken van een online (netwerk)platform voor interactie tussen de deelnemers? Als je een reeks webinars organiseert, dan kan het leuk zijn dat de deelnemers voor elk webinar zich verzamelen op een online platform waar ze andere aanwezigen treffen en kunnen netwerken. Vaak ontvangen ze een automatische melding zodra het webinar van start gaat.
Chatmoderator
Zorg altijd voor een chatmoderator; iemand die de chat stroomlijnt. De chatmoderator informeert de spreker over de belangrijke of meestgestelde vragen. De spreker zelf hoeft dan niet een lange lijst met vragen af te werken. Bedenk ook of je de chatmoderator in beeld wilt brengen en de vragen wilt laten stellen, of dat deze op de achtergrond de vragen verzamelt.
Presentaties
Een PowerPointpresentatie bij een webinar heeft een ondersteunende functie. Het is zeer af te raden om er heel veel tekst in te verwerken. De kijkers moeten in één oogopslag kunnen zien waar het om gaat. Als er veel tekst in staat, dan zal dit aandachtig gelezen moeten worden, terwijl de spreker ook aan het woord is. Daardoor gaat veel informatie verloren. Je kunt er ook voor kiezen de presentatie vooraf of achteraf op te versturen naar de kijkers. Geef dit wel aan tijdens het webinar.
Look & feel
Wat is de look & feel van je online event? Probeer aan de hand van het onderwerp en logo’s ervoor te zorgen dat de uitnodigingen, achtergronden en kleding van sprekers uniform zijn. Daarmee borg je de professionaliteit en betrouwbaarheid. Bovendien zorgt het voor rust voor de kijkers en deelnemers.
Briefing en deadline
Plan uiterlijk twee weken voor je event een briefing met de voorzitter, organisatie, technische ondersteuning, sprekers en chatmoderators. Vanuit de techniek leg je uit wat de mogelijkheden zijn. Deelnemers kunnen hiermee rekening houden, bijvoorbeeld bij het maken van hun presentatie. Plan op dat moment ook direct een testsessie met alle betrokkenen. Tijdens zo’n testsessie check je de internetverbinding en krijgen sprekers tips en tricks over de achtergrond en de stand van de camera. Bepaal een deadline voor het aanleveren van content van sprekers. Geef hierbij duidelijk aan dat het na deze deadline niet meer gewijzigd kan worden. We merken dat sprekers soms wel acht keer hun presentatie opnieuw aanleveren. De kans dat er met zoveel wijzigingen een verkeerde presentatie wordt ingeladen, is heel groot. Lever dan ook alleen de definitieve content, in één keer, aan bij de technische ondersteuning.