De wereld van event managers is behoorlijk veranderd. Er is veel informatie beschikbaar over technieken en mogelijkheden rondom een een online event. Zelf maken wij in de dagelijkse praktijk mee dat het qua organisatie het soms best zoeken is. Daarom delen we hieronder de drie belangrijkste vragen voor iedere event manager die online events organiseert.
Waarom organiseer je het event?
Het eerste wat je moet doen, is de hoofddoelstelling bepalen. Waarom wordt het georganiseerd en voor wie? Dit bepaalt namelijk de opzet en techniek van het event. Een besloten high risk event voor een beperkt aantal deelnemers vraagt een andere opzet dan een groot klantevent waarbij zoveel mogelijk prospects worden benaderd. Inzicht in de doelgroep is daarbij van belang. Verdiep je in de doelgroep en probeer te achterhalen wat zij willen bereiken en hoe jij hier met jouw online event aan kan bijdragen.
Wat wil je bereiken?
Vervolgens is het van belang dat je vaststelt wat je wilt dat mensen na afloop gaan doen. Normaal zocht je als eventmanager naar een geschikte locatie op basis van ligging, bereikbaarheid en uitstraling. Nu zoek je de beste online omgeving die past bij de doelstelling. Wat moet er worden bereikt in het hoofd van de deelnemers? Gaat het om kennis die ze tot zich moeten nemen? Dan is het van belang dat je op een duidelijke manier informatie weet over te brengen en het programma daarop aanpast. Draait het om interactie en het ophalen van meningen? Dan is het belangrijk dat de techniek interactie onderling mogelijk maakt. Wil je dat er specifieke acties worden ondernomen? In dat geval is het goed om van te voren na te denken over hoe je call-to-actions verwerkt in het programma.
Hoe zorg je voor return on evenement?
We schreven in een eerder blog al: het succes van een virtueel event valt of staat bij een goede opvolging. Als twee of drie weken na een event de deelnemers nog weten wat er is besproken, dan is je event succesvol. Je realiseert dat met een goed doordachte follow up. Juist omdat op dit moment zoveel online plaatsvindt, zijn er volop mogelijkheden voor de opvolging van een event. Denk daarbij ook aan een langere periode na het event en plan verschillende communicatiemomenten in. Stuur na afloop bijvoorbeeld een kort bericht en deel enkele weken later de highlights van het event. Op die manier borg je dat een online event blijft hangen en dat het de investering waard is.
Een online event organiseren vraagt een andere aanpak dan een fysiek event. Door van te voren goed stil te staan bij deze drie vragen vergroot je de kans op een succesvol online event. Zeker als het gaat om de follow up, want daarmee ben je feitelijk al een volgend event aan het voorbereiden.