Online events zijn niet meer weg te denken in de evenementenbranche. Zeker in de zakelijke wereld heeft online een enorme vlucht genomen. Tegelijkertijd rijst de vraag of een online event net zo effectief is als een fysiek event. Als de mogelijkheden om fysiek bij elkaar te komen straks wat ruimer worden, zullen eventmanagers gaan afwegen: volledig online, hybride of fysiek? Wat bepaalt de keuze voor het type evenement en hoe zit het met de impact? Hieronder zetten we de drie varianten op een rij.
Volledig online event
Bij een volledig online event, in de meeste gevallen een webinar, zijn alle deelnemers en sprekers online. Het voordeel van een volledig online event is het bereik. Dat kan zomaar gaan om duizenden deelnemers. Een goed georganiseerd webinar kan dan ook een enorme impact hebben, mits het past bij de doelstelling van je event. Verder zien we dat de opkomst steeds hoger wordt. Ten opzichte van een fysiek event van een paar jaar geleden, waarbij deelnemers bijvoorbeeld reistijd hadden, is het nu vele malen makkelijker om ‘even mee te doen.’ Bovendien zijn we er inmiddels redelijk aan gewend. Een webinar leent zich bij uitstek voor het delen van informatie. Andere bepalende punten voor de impact van je webinar zijn:
- Begin op tijd. Een doorlooptijd van twee maanden is helemaal niet gek. Die tijd heb je nodig om alle sprekers op elkaar af te stemmen, de techniek te controleren, uitnodigingen te versturen, noem maar op.
- Zorg voor de juiste apparatuur en ondersteun sprekers daarin.
- Zorg voor voldoende afwisseling in het programma, zeker als er meerdere sprekers zijn.
- Verzorg een goede replay, zodat deelnemers die er niet bij kunnen zijn ook na afloop het event kunnen bekijken.
- Zorg voor voldoende interactie. Dat doe je door bijvoorbeeld te werken met een een chatfunctie of poll.
Hybride event
Bij een hybride event nemen deelnemers zowel fysiek als online deel. Een goed georganiseerd hybride event kan een geweldige impact hebben: tot tien keer meer bereik in vergelijking met een event dat alleen fysiek plaatsvindt. Dat komt uiteraard door het grote online bereik. Maar let op: daarin schuilt ook een valkuil. Voor dat enorme bereik geldt dat een hybride event pas succesvol is als het fysieke gedeelte ondersteunend is aan het online gedeelte. Met andere woorden: de online deelnemers, wat er véél meer zijn, zijn in de meeste gevallen je belangrijkste doelgroep. Een paar tips daarvoor:
- Zorg dat het beeld van de online deelnemers aantrekkelijk blijft om naar te kijken. Werk bijvoorbeeld met verschillende camera’s en prikkelende settings.
- Werk met twee presentatoren. Eén voor de online deelnemers en één voor de fysiek aanwezige deelnemers. Gezamenlijk verzorgen de presentatoren de centrale aftrap, vervolgens presenteren zij hun eigen deel van het programma en gezamenlijk sluiten ze het event af.
- Betrek de online deelnemers en laat ze actief deelnemen. Zorg bijvoorbeeld voor de juiste techniek om online deelnemers vragen te laten stellen, die je op het fysieke event direct beantwoordt.
- Promoot beide onderdelen van het event en creëer schaarste. Online deelnemers wil je verleiden de volgende keer fysiek deel te nemen én andersom!
Fysiek event
Met de digitale ontwikkeling die gaande is, verwachten wij dat de rol van fysieke evenementen anders zal zijn. Straks kunnen eventmanagers kiezen uit een hele set aan mogelijkheden. Fysieke events hebben wat ons betreft vooral impact op het moment dat het draait om een hoge mate van persoonlijke interactie, zoals netwerken, elkaar zien en contacten uitwisselen. Het gaat dan meer om het sociale component en minder om de inhoud. Fysieke events zijn bij uitstek geschikt voor de start van een bepaalde periode, lancering van een product, een viering of een jubileum.
Maar…
Hoe mooi de ontwikkelingen ook zijn en hoeveel mogelijkheden we ook hebben, bij het maken van een keuze voor het soort event blijft het doel van groot belang. Probeer dit haarscherp te hebben, voordat je nadenkt over de vorm van je event. Wat is het doel en wie wil je bereiken? Inventariseer de behoeften en uitdagingen van alle betrokkenen. Breng daarin ook de verwachtingen van de deelnemers, presentatoren en de andere stakeholders in kaart. Op die manier bouw je echt aan een succesvol event.