Eventmanagers zijn van nature personen die van fysieke bijeenkomsten houden. Sociale contacten, hectiek op de dag zelf, zaken waarom menig eventmanager ooit in het vak stapte. Die wereld stond de afgelopen jaren op z’n kop en voor de komende jaren zien we dat het niet terug zal gaan naar hoe het was. Dat vraagt een andere kijk op het werk en de invulling van evenementen.
Wat wil de kijker?
De cijfers uit de branche laten zien dat online events niet meer weg zullen gaan. Zo’n 70 tot 80% van alle ondervraagde deelnemers geeft aan liever online deel te nemen, dan offline. Mits het evenement zich daartoe leent. Zolang het een informatief evenement is, dan kun je dat heel goed online organiseren. Ofwel helemaal online, ofwel vanuit een studio. De cijfers geven aan dat mensen, nu we gewend zijn geraakt aan offline, niet snel meer bereid zijn een halve of hele dag te spenderen aan het bezoeken van een event als het ook ook digitaal kan.
Maar zijn fysieke events dan verleden tijd?
Nee.
Wel wordt het voor eventmanagers steeds belangrijker om vooraf te bepalen wat het doel van het event is en of het draait om informatieoverdracht of juist sociale componenten in zich heeft, zoals netwerken.
Jaarplan
Een goed jaarplan wordt belangrijk, met een duidelijke verdeling van fysieke en online evenementen. Dat vraagt een andere invulling van het vak, want feitelijk bestaat dat voor een groot deel uit voorbereidend werk. Zeker voor een online event kun je als eventmanager op de dag zelf niet zo veel doen. Het zwaartepunt ligt in het voor- en het natraject, als je het goed wilt doen. Want we zeiden eerder al: met een evenement plant je eigenlijk een zaadje. Het oogsten doe je daarna. Op het moment dat je vanuit een weloverwogen besluit een fysiek event organiseert, dan moet je ook goed uitpakken. De verwachtingen van deelnemers zijn hoger dan voorheen, ze komen niet zomaar naar een event. Beleving staat meer dan ooit centraal. Aankleding, goed eten en drinken, speciale locatie. Een simpel zaaltje kan voor deelnemers als tijdverspilling voelen en zorgt ervoor dat ze de volgende keer niet meer komen. Met een doordacht jaarplan zet je alles op papier: welke events doe je online, welke fysiek en hoe ga je uitpakken met die fysieke events?
Trends
We hadden het al eerder opgemerkt: er is een grote opmars in hybride events. Dat zijn feitelijk twee evenementen: een deel van je deelnemers volgt het online programma, het andere deel is fysiek aanwezig. We voorzien dat hybride de norm wordt. Wat we verder aan trends voor 2022 en daarna zien:
- Geen saaie livestreams meer. Wat dat betreft kan de eventmanager weer volop gaan uitpakken. Na enkele jaren van saaie zooms en platte events, pakken we komend jaar uit met spetterende opnames. Deelnemers moeten worden verrast met mooie decors, boeiende interactiemogelijkheden en zelfs entertainment.
- Opkomst van micro-events. In plaats van een groot jaarlijks event zullen er meerdere kleine events worden georganiseerd. Voor eventmanagers heeft dit impact, omdat het een andere kijk op events vraagt. Het draait minder om grootschaligheid, meer om betrokkenheid en intimiteit. Interactie met de deelnemers wordt van groot belang.
- Meer focus op data. Al jaren een toverwoord en dat blijft het. Vooral met online events kan er veel data van deelnemers worden verzameld. Dat biedt enorm veel kansen, in follow-up maar ook in verantwoording. Zorg dat je op allebei een antwoord hebt.