Als eventmanager moet je vaak jouw concept doorverkopen aan de organisatie. Dat kunnen lastige gesprekken zijn. Hoe bereid je je hierop voor en wat kun je vooraf doen om zo min mogelijk vragen te krijgen over het budget? Hieronder delen we enkele tips.
Wek de juiste verwachtingen
Op het moment dat je als eventmanager een event gaat organiseren, is het belangrijk dat je direct vanaf het begin aangeeft wat de financiële consequenties zijn van de gekozen vorm. Een hybride event, waarbij deelnemers zowel online als fysiek deelnemen, is vaak kostbaarder dan een online of fysiek event. Dat is ook logisch, aangezien je met een goed hybride event feitelijk niet één maar twee events organiseert. Ook vraagt een goed hybride event een bijzonder strakke planning. Tegenover dit alles staat dat een goed hybride event een geweldige impact kan hebben. Daarover schreven we eerder al in ons blog ‘Het verschil in impact tussen online, hybride of live events’.
Maak een juiste vergelijking
We merken geregeld dat opdrachtgevers schrikken van de kosten van een online event. Dat snappen we ergens ook wel. Er wordt namelijk vaak vergeleken met hoe het voorheen was: de zaalhuur en een cateringarrangement per persoon. De kosten daarvan zijn in de regel lager dan bij een online event. Maar bedenk dat je bij een goed georganiseerd online event veel meer krijgt dan ‘alleen het event’. Zoals tal van registraties, data en vergaande begeleiding. Bovendien is het bereik heel anders. Op het moment dat je duizenden deelnemers hebt, dan is de prijs per persoon juist weer veel lager bij een online event dan bij een fysiek event. Zorg er dus voor dat je het gesprek over budgetten voert op basis van de juiste aantallen en de juiste vergelijking maakt.
Wordt het een bitterbal of kaviaar?
We weten uit ervaring dat er vaak een budget bekend is, op het moment dat een offerte wordt aangevraagd. Echter, in de offerteaanvraag wordt dit budget niet meegegeven. Dat vinden we zonde, want daardoor kan een leverancier ook niet goed met je meedenken over de mogelijkheden. Zie het maar zo: wanneer je een luxe event wilt organiseren met kaviaar, maar je hebt budget voor een bitterbal, dan is het echt aan te raden dit mee te geven in de offerteaanvraag. Ons advies is dan ook: vermeld je budget in de offerteaanvraag (desnoods bij benadering). Dan krijg je een realistische offerte en kunnen leveranciers met je meedenken. Bovendien voorkomt het mogelijke lastige gesprekken met je opdrachtgever over de opbouw van een offerte of hoogte van een bedrag.
Zie het niet als sales, maar marketing
Tot slot doe je er goed aan om de kosten van een event niet als eenmalige kosten te zien, maar een investering in de doelgroep. Voor online events geldt dat er zoveel meer geleverd wordt dan alleen het daadwerkelijke event. Alles wordt geregistreerd en gemeten, die data kun je op een later moment inzetten voor bijvoorbeeld marketingacties. Sterker nog, dat ene event is feitelijk het zaadje dat je plant. Het oogsten gebeurt daarna. Daar schreven we eerder over. Vanuit die gedachte kun je zelfs overwegen om minder budget vrij te maken voor het event zelf en meer voor de acties ná een event.
Vaak wordt er bij bepalen van budget van een event vooral gekeken naar het event zelf. Om in woorden van vroeger te spreken: hoe krijgen we de zaal vol? Wij denken echter dat je er goed aan doet, zeker met de opkomst van online, om aandacht en geld te besteden aan de opvolging. Dat draagt namelijk bij aan het totale succes van je event.