Voor iedereen die een event organiseert zijn het onzekere tijden. Kunnen we weer live events organiseren of moeten we ons nog blijven richten op online? Je werk als eventmanager is best ingewikkeld op dit moment. Waar doe je goed aan en hoe pak je het plannen van een event aan? We hebben vijf tips voor je.
#1 De juiste partners aan boord
Het belangrijkste om te kunnen schakelen, is dat je samenwerkt met een partij die ook kan schakelen. Daarmee bedoelen we de technische leverancier die, als het nodig is, van een online event een fysiek event kan maken en andersom. Hier tussenin zit het hybride event, waarbij je zowel een fysiek als online gedeelte hebt. Als vorm zien we dat steeds meer bedrijven hiervoor kiezen, wat ook zeker een goede oplossing kan zijn. Besef echter wel dat de kosten van een hybride event geregeld hoger zijn dan die van een fysiek of online event, doordat je feitelijk twee events organiseert. Ook vraagt een goed hybride event een bijzonder strakke planning. Tegenover dit alles staat dat een goed hybride event een geweldige impact kan hebben. Daarover schreven we eerder al in ons blog ‘Het verschil in impact tussen online, hybride of live events’.
#2 Zorg voor een plan B
Heb altijd een plan B paraat. Het lijkt er nu wel op dat we een najaar tegemoet gaan waarin meer mogelijk is dan vorig jaar. Bovendien kunnen events met 750 personen sowieso al weer een tijd. Maar we weten natuurlijk niet zeker hoe het allemaal gaat verlopen. Wees daarom voorbereid en denk bij ieder event na over ‘wat als’ en zet verschillende scenario’s op papier. Betrek hierbij niet alleen de technische partij, maar ook je opdrachtgever.
#3 Maak een jaarplan
Een duidelijk jaarplan zorgt voor controle. Op het moment dat je goed weet welke events wanneer gaan plaatsvinden en in welke vorm, met een duidelijke omschrijving van het doel en de doelgroep, dan heb je grip en kun je beter schakelen op het moment dat dit van je wordt gevraagd. Je kunt bijvoorbeeld events naar voren halen of juist naar achteren schuiven.
#4 Onderbouw je keuzes
Zorg ervoor dat je in de conceptfase van je event duidelijk hebt waarom je voor een specifieke opzet kiest en zet dit ook op papier. Als je weet wat de kern van een evenement is en welk resultaat je wilt halen, dan hoef je daar op een later moment niet opnieuw over na te denken. En kun je, als dat moet, sneller schakelen van fysiek naar online of andersom.
#5 Denk na over wat de doelgroep wil
We weten dat zo’n 60 tot 80% van mensen wil blijven thuiswerken, geheel of voor een deel. Dat heeft een behoorlijk effect op events. Dat we straks terug kunnen naar fysieke events, betekent nog niet dat de doelgroep dat ook wil. Sterker nog, het is de verwachting dat deelnemers minder snel bereid zullen zijn om een halve of hele dag te spenderen aan een event dat ook online kan. Inzicht in die doelgroep is dan ook belangrijk. Je komt erachter door terug te blikken op de afgelopen events en deelname te onderzoeken. Ook kun je het simpelweg vragen, bijvoorbeeld in een ‘save the date’.