Deelnemers en organisatoren van online events zien soms door de bomen het bos niet meer. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld de link die toegang geeft tot een webinar niet meer vinden in hun mailbox. Eventmanagers raken het overzicht kwijt, aangezien ze soms meerdere events per week organiseren. Hoe richt je dit nou gemakkelijk in? Hieronder vertellen we meer over hoe je een gebruiksvriendelijk event kunt organiseren vanuit één platform.
Bundelen van alle sessies
Als eventmanager maak je het voor deelnemers heel toegankelijk door te werken met een gebruiksvriendelijk platform. Organiseer je bijvoorbeeld een online conferentie of congres, dan kan het zomaar zo zijn dat er 30 verschillende webinars tegelijkertijd worden uitgezonden. Met één platform kun je het hele event en alle onderliggende sessie bundelen. Alle bezoekers van het congres nemen via het platform deel aan hun persoonlijke programma.
Persoonlijk programma
Zelf zijn wij hiervoor een samenwerking gestart met Networkapp, maar er zijn meerdere aanbieders. Via één portaal kun je al je deelnemers op het juiste moment hun eigen programma aanbieden en met elkaar verbinden op een persoonlijke manier. Ongeacht waar ze zijn. Tijdens het event combineer je bijvoorbeeld meerdere live omgevingen met een live stream. Je online gasten kiezen de ‘zaal’ met stream die ze willen bijwonen. Je webinar koppel je eenvoudig aan een sessie in het platform.
Virtuele netwerkplein en huiskamers
Naast de technische voordelen zijn er meer pluspunten van zo’n platform. Waardevolle ontmoetingen van een fysiek event kunnen ook digitaal plaatsvinden. Deelnemers kunnen elkaar bijvoorbeeld ontmoeten op het virtuele netwerkplein om kennis te maken. Niet meer anoniem wachten voor een scherm, maar een praatje maken in de digitale wandelgang. Voor rondetafel gesprekken, intervisie, voorbereiding, napraten of inspraakrondes zijn er huiskamers. In dit groepsgesprek neemt iedereen eenvoudig plaats aan de digitale tafel. Overigens kun je deze technieken ook heel goed hybride inzetten. Daarbij combineer je fysieke aanwezigheid met online deelname.
Ook na het event
Na afloop van een event hoeft het niet te eindigen. Je kunt interactie en intervisie vaak verlengen, omdat een platform nog enkele weken na het event open blijft. Daar kunnen praattafels worden georganiseerd via bijvoorbeeld virtuele meeting rooms. Of je zet een webinar, poll, live voting of chat in. Uitnodigingen daarvoor kun je gepersonaliseerd versturen via het platform.
Door je event te organiseren vanuit één centraal platform maak je het voor jezelf én je deelnemers toegankelijk en leuk. Je stelt deelnemers in staat om in contact te blijven, wat vaak één van de belangrijkste redenen is om een event bij te wonen. Nu de wereld van fysieke events verandert, is het goed om te kijken naar nieuwe online mogelijkheden. Wil je meer weten over de mogelijkheden? We vertellen het je graag.