Langzaam maar zeker worden meer evenementen op locatie georganiseerd. Soms is dat bij een organisatie zelf, soms in een studio. We merken dat het kostenplaatje van een studio-uitzending niet altijd duidelijk is voor eventmanagers. Soms wordt het als duur ervaren. In dit blog lichten we daarom toe hoe die prijs is opgebouwd en waarom er een prijskaartje hangt aan een studio-uitzending.
Je krijgt er meer voor terug
Als eerste is er het verschil in ‘uitkomsten’ ten opzichte van een fysiek evenement; wat je ervoor terugkrijgt. Denk daarbij aan de vele opnames, waar je na afloop van alles mee kan. Maar ook registraties, uitkomsten van polls, noem maar op. Verder wordt er weleens voorbij gegaan aan het feit dat in de oude situatie eigen medewerkers in de voorbereiding ook werk hadden aan het event. Die voorbereiding ligt bij een studio-uitzending meestal bij de technische partner. Wat ook gebeurt, is dat het prijskaartje van een uitzending in een studio 1-op-1 wordt vergeleken met de kosten van zaalhuur. Maar vaak, misschien wel altijd, komen bovenop de kosten van de zaalhuur nog andere kosten. Zoals registratie vooraf, werkzaamheden achteraf. In de prijs die wij berekenen voor een studio-uitzending, zijn dit soort werkzaamheden altijd opgenomen.
Voornaamste kostenposten
Als je kijkt naar een gemiddelde opbouw van de kosten van een studio-uitzending, dan komen al snel de volgende posten naar voren:
- Communicatie: van promotie en uitnodiging tot een online platform of website, eventueel met interactieve functionaliteiten
- Techniek: projectbegeleiding, technische ondersteuning, inzet van cameramensen en licht- en geluidprofessionals
- Apparatuur: denk aan lampen, microfoons, laptops en een goede internetverbinding
- Sprekers en moderators
- Aankleding en inrichting van de studio
Voordelen
We merken dat mensen nogal geneigd zijn te kijken naar hoe het altijd ging en daarmee de prijs vergelijken. Ons advies is echter om te kijken naar de voordelen van hoe het nu gaat. Zo’n voordeel is bijvoorbeeld het grote bereik dat je hebt met een online (studio) event. Als je dat omrekent naar een prijs per persoon, dan kunnen de kosten behoorlijk meevallen. Soms is het zelfs goedkoper. Een ander voordeel: de opbrengsten van een online event, zoals opnames en registraties. Als je die naderhand goed gebruikt, kun je daar opnieuw veel mensen mee bereiken en misschien zelfs andere doelstellingen bereiken.
Kortom, of de prijs van een studio-uitzending hoog is, hangt af van hoe je naar de prijs kijkt, wat het vertrekpunt is en hoe voorheen een evenement werd georganiseerd. Een zaal huren in het buurthuis is nu eenmaal wat anders dan een evenementenhal op een A-locatie. Beide kunnen heel geschikt zijn. En zo is het ook met een studio-uitzending.