Voor met name de lokale overheid is participatie erg belangrijk. Je ontwikkelt beleid of maakt plannen voor een wijk. Vervolgens wil je weten wat inwoners ervan vinden. Normaal gesproken organiseer je een informatieavond of inloopbijeenkomst. Dat gaat nu niet. Inwoners online laten participeren voelt voor sommigen als een sprong in het diepe. Want hoe zorg je voor interactie en participatie met de samenleving, waarbij je de juiste tools inzet en die ook op de juiste manier gebruikt? Toch is het minder eng dan je denkt. Als je er maar goed over nadenkt en het voorbereidt.
VOORBEREIDING
Die voorbereiding begint met de vraag: wat is het doel? Wil je inwoners informeren en bijpraten over ontwikkelingen en dus een alternatief voor een inloopavond? Of wil je in gesprek om samen tot een resultaat te komen, zoals bij een co-creatie of overheidscafé? In beide situaties kun je werken met online events, waaronder een webinar. Daarbij schakelen inwoners vanuit huis in bij jouw event en kunnen ze deelnemen. Tussentijds is interactie mogelijk met bijvoorbeeld een chatfunctie. Wil je niet alleen informatie delen, maar ook plannen toetsen en informatie ophalen? In dat geval kan het zinvol zijn om te werken met video’s vooraf. Deel bijvoorbeeld de plannen van een bepaalde wijk van te voren met de deelnemers. Daarvoor is tijdens een online event meestal net te weinig tijd. Die video’s kunnen zo worden gehost, dat ze maar één keer kunnen worden bekeken. Dat geeft een vorm van veiligheid en voorkomt dat mensen ‘ermee aan de haal gaan’.
INVULLING VAN HET EVENT
Het online event kun je vervolgens op verschillende manieren indelen. Bij een groter event, waarbij er veel plenair wordt besproken (zenden), kan een groep mensen meekijken en meeluisteren naar verschillende sprekers. Inwoners kunnen via een chatfunctie vragen stellen en eventueel door een moderator in beeld worden gebracht, maar ze kunnen niet zelf door de presentator heen praten. Bij zo’n sessie heb je vaak een groter bereik dan bij een fysieke bijeenkomst, omdat je dan gebonden bent aan de capaciteit van bijvoorbeeld een zaal. Je kunt er ook voor kiezen om een plenaire aftrap in te richten en vervolgens uiteen te gaan in groepen. In die subgroepen kunnen specifieke onderdelen of plannen worden behandeld. Tijdens de deelsessies is er ruimte voor chat met een centrale leiding of met andere subgroepen. Tussentijds of aan het eind komen de deelnemers weer plenair bij elkaar.
WEL OF NIET AANMELDEN
Aanmelden vooraf kan handig zijn, bijvoorbeeld om invloed te hebben op de grootte van de groep of samenstelling. Voorwaarde is dan wel dat je ruim van tevoren begint met organiseren. Inwoners moeten tenslotte de tijd hebben om zich aan te melden. Maar aanmelden is geen must. Net als bij de traditionele inloopavonden kun je ook prima een webinar organiseren waarbij mensen ‘even langskomen’. Een moderator zorgt ervoor dat iemand via een link kan deelnemen aan het event. Op die manier creëer je een laagdrempelige manier van participatie.
VEILIGHEID EN REGISTRATIE
De afgelopen maanden zijn er voorbeelden voorbij gekomen waarbij online events qua veiligheid te wensen overlieten. Dat wil natuurlijk niemand. Werk daarom altijd in een afgebakende omgeving, het liefst met toegangscodes. Verder is het met name voor overheidsinstanties belangrijk dat de resultaten en uitkomsten van een bijeenkomst op een veel later moment beschikbaar zijn. Zeker als die uitkomsten onderdeel zijn van de besluitvorming. Ieder online event kan worden vastgelegd en ook speciale notulisten kunnen worden ingezet. Op die manier borg je gedegen en goede verslaglegging, mocht je dat op een later moment nodig hebben.
DOORBRAAK IN PARTICIPATIE
Op het gebied van techniek is alles mogelijk. Natuurlijk vraagt het wel iets van de digitale vaardigheden van de inwoners. Met name voor wat oudere inwoners kan deelnemen aan een online event lastig zijn. Vraag je daarom af of je voor die doelgroep wellicht iets anders moet organiseren. Tegelijkertijd kan deze ‘online revolutie’ wel een keerpunt zijn in het dilemma waar overheden al langer mee worstelen: hoe betrekken we álle inwoners bij onze plannen en zorgen we voor participatie? Daarvoor ligt de wereld nu feitelijk open en is de snelheid waarmee we gewend raken aan online events juist een enorme kans voor het van de grond krijgen participatie en betrokkenheid.