Nu het Coronavirus steeds verder om zich heen grijpt en de overheid tot zeker 1 juni alle evenementen en bijeenkomsten verboden heeft, is het vooral veel geregel rondom het afhandelen van alle annuleringen en het verwerken van het ongeloof. Maar we moeten wel verder. Wat zijn je opties? Is een online event misschien een idee? Wij kunnen je helpen.
Hoe vreemd het misschien ook klinkt, en we hebben het daar in het vorige blog ook al over gehad, bieden de huidige maatregelen ook nieuwe mogelijkheden. Een van de mogelijkheden is online gaan. Persconferenties, presentatie meetings, korte workshops en updates zijn uitermate geschikt om daar een online bijeenkomst van te maken. We zien dit ook al op meerdere plekken gebeuren. Groepen komen niet fysiek bij elkaar, maar vergaderen via een video conference call. Artiesten treden via een livestream op, zelfs kerkelijke diensten en uitvaarten worden via een livestream gehouden. Waarom zou jouw event dan niet online kunnen? Natuurlijk vraagt dit wel aanpassingen. Allereerst moet heel duidelijk zijn wat het doel is van het event.
Besprekingen en vergaderingen
Voor vergaderingen en besprekingen zijn programma’s zoals Skype, Zoom en Go2meeting uitermate geschikt. Is het een interne bijeenkomst, dan kun je snel via een laptop een call opzetten. Is het een grotere bijeenkomst met externe gasten, dan is vaak een koppeling met de aanwezige AV-apparatuur van de zaal noodzakelijk. Het is dan verstandig een expert zoals MWee in te schakelen, zodat deze met een paar toverkastjes, een goede camera en microfoon zorgt dat alles er aan jouw kant mooi en goed uitziet en iedereen alles goed kan horen en zien. Want wanneer het geluid niet goed wordt ingesteld, is de kans groot dat er vervelende piep- of rondzinggeluiden ontstaan. Een professionele videocall waarbij een technicus alles installeert en instelt op je locatie, is al vanaf €295,- mogelijk.
Bijeenkomsten en events
Ook grotere live events en bijeenkomsten kunnen als een online event worden ingericht. Waarbij door de toepassing van techniek de sprekers niet fysiek in een ruimte aanwezig hoeven te zijn maar via een live verbinding en een centrale regie met elkaar zijn verbonden, vergelijkbaar als een journalist die op een locatie staat. Tot 8 gelijktijdige locaties zijn op eenvoudige wijze realiseerbaar. Dit geeft veel mogelijkheden, zeker in een tijd waarbij niet iedereen fysiek aanwezig kan of wil zijn. Maar denk ook aan sprekers uit het buitenland.
Wat hierbij vooral belangrijk is, is dat je het doel van je event goed voor ogen hebt. Een van de grote verschillen tussen een ‘fysiek’ evenement en een ‘online’ evenement, is de aandacht van je publiek. Aandacht is online korter dan tijdens een fysieke bijeenkomst. Daarom dient een online event veel interactiever te zijn. Via chat, polls en sociale media kunnen gasten direct feedback geven, of kun je een Call to Action inzetten. Een financieel voordeel van je event online organiseren, is dat je flink kosten kunt besparen op locaties en catering. Daarnaast hoeven gasten niet te reizen, wat hen dan weer tijd bespaart. De opnames kunnen on-demand beschikbaar worden gemaakt, zodat deelnemers die niet live aanwezig waren, toch de informatie tot zich kunnen nemen en worden verleid om een volgende keer wel naar het live event te komen.
Hulp bij je online event
MWee kan je helpen bij de organisatie van je online event. Afhankelijk van je wensen, kunnen we het technische deel of de gehele organisatie verzorgen. We helpen je hoe je een goed online event opzet, hoe de doelstelling wordt bereikt en hoe je de call to action goed inricht. Een van onze uitgangspunten is daarbij: wees kort en bondig. Online haken mensen sneller af als het geen toegevoegde waarde heeft. “Beter kort en krachtig, en dan meerdere keren, dan lang en saai”. Een bijkomend voordeel is dat je eenvoudig kunt meten hoe mensen het event volgen, zodat je een volgend online event kan verbeteren.
Voor de technische realisatie zorgen we voor de benodigde camera’s, regio units, streaming systemen en de inrichting van de webpagina waar de stream kan worden bekeken. We zorgen ervoor dat de kijkers op een webpagina komen die is opgemaakt in de huisstijl van het bedrijf of het event. Ook kunnen hier links naar documenten en andere materialen worden geplaatst. Bij besloten of betaalde online events zorgen we voor persoonlijke inlog- en betaalmogelijkheden. Kortom, het gehele proces rondom een live online event. Je kan ook een online event in een kant en klare studio zoals StudioFoks opnemen, zodat we direct live kunnen uitzenden tegen een scherpe prijs.
Nieuwe kansen
De maatregelen rond de Coronacrisis raken alle events in de komende maanden. Om te overleven, is het dus noodzakelijk om creatieve oplossingen te vinden om events toch te kunnen organiseren. Een online event, in de wereld gebracht via een livestream is dan een prachtig alternatief. Het zorgt ervoor dat je een grote groep deelnemers effectief kunt bereiken. Daarnaast creëert live streaming een virtuele gemeenschap van deelnemers die live kunnen reageren én met elkaar kunnen netwerken. Op lange termijn zou je dit zelfs kunnen laten uitmonden in een spin-off van je bedrijf of event.
Online events bieden nieuwe kansen en wie weet is een virtueel event wel veel effectiever als een fysiek event. Hoe dan ook, MWee kan helpen jouw online event zo goed mogelijk op te zetten. “We bring your message into the world!”