Rachel Kos-Hartman is eventspecialist bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Samen met collega’s organiseerde ze het afgelopen jaar diverse online events en zag haar vak als eventmanager veranderen: “We gingen van rennen en vliegen door een volle zaal naar iedereen strak voor de camera krijgen.” Als samenwerkingspartner verzorgde MWee meerdere online events voor de RVO het afgelopen jaar. Wij spraken Rachel en blikten met haar terug.
De Rijksoverheid zet zich in voor een uitstekend ondernemersklimaat. Ministeries stippelen daar beleid voor uit. De taak om dit beleid uit te voeren ligt bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Hoe heb je de omschakeling van fysiek naar online ervaren?
“Alle events die we organiseerden waren fysiek, zowel nationaal als internationaal. Van het ene op het andere moment kon dat door corona niet meer. Omdat we het als RVO belangrijk vonden de samenwerking met onze doelgroep te blijven opzoeken, wisten we dat niets doen geen optie was. We wilden zichtbaar, bereikbaar en vindbaar blijven. De omschakeling ging uiteindelijk heel soepel. Dat komt ook doordat we direct in het begin kozen voor een professionele opzet en de samenwerking zochten met technische partners. Daardoor kregen we een goed beeld van wat we als evenementenafdeling anders moesten gaan doen, in verhouding tot een fysiek evenement. Want het is gewoon een andere wereld: de deadlines zijn veel strakker, last minute wijzigingen kun je minder makkelijker doorvoeren, er moest een script worden gemaakt, noem maar op.”
Wat was het lastigst in de omschakeling?
“Het meest ingewikkelde voor ons als eventmanagers was de vertaling richting onze opdrachtgevers. Over bijvoorbeeld het feit dat een online event veel meer voorbereiding nodig heeft, om maar iets te noemen. Dat deden we door onze opdrachtgevers, dat zijn collega’s binnen RVO maar ook samenwerkingen met andere ministeries, hierin uitvoerig mee te nemen. MWee heeft hierin zeker een rol gespeeld. Door bijvoorbeeld gezamenlijk met opdrachtgevers events door te spreken en ze mee te nemen in alles wat nodig is.”
Hoe veranderde jouw rol als eventmanager?
“Voor corona liepen we door volle zalen, waren we als een troubleshooter aan het rennen en vliegen. Nu ligt de focus op iedereen ‘strak voor een camera krijgen’. Dat is heel anders en tegelijkertijd ook heel dynamisch. Alles wat wij zelf in korte tijd hebben geleerd, moesten we doorvertalen naar onze opdrachtgevers. Dat doen we soms nog steeds en dat gaat ook wel eens gepaard met weerstand. Niet iedereen zit te wachten op het aanleveren van een script, het inkorten van een presentatie of verzorgen van beeldmateriaal voor een bumper. Maar het moet wel worden gedaan.”
Hoe zijn de online events ontvangen door klanten en deelnemers?
“Heel goed, door zowel klanten als deelnemers. Alle events waren professioneel opgezet, waardoor het strak en soepel verliep. Voor zowel ons als eventmanagers als voor onze opdrachtgevers zijn de ogen open gegaan en weten we zeker dat we deze ontwikkeling gaan vasthouden. Voor mij persoonlijk was het een totaal nieuwe tak van sport met een enorme dynamiek, maar wel eentje die mij bevalt.”
Hoe kijk je naar de toekomst, als het gaat om de ontwikkeling van online events?
“We hebben geleerd dat niet alles meer fysiek hoeft. Er is een onderscheid gekomen en we hebben een keuze. Is de informatie het waard om een hele dag aan te spenderen? Zo ja, dan kun je prima een fysiek event organiseren. Maar het is niet langer het vertrekpunt, zeker als je ernaar kijkt vanuit duurzaamheidsoogpunt. We hoeven mensen niet meer letterlijk te laten bewegen om ze op te zoeken. Dat kan nu ook online. De conclusie die we als afdeling hebben getrokken, is dat we zeker fysieke events blijven organiseren, voor bijvoorbeeld internationale settings waarbij je te maken hebt met verschillende tijdzones, maar dat het voor veel andere evenementen prima is om het online te doen.”