“Doe maar bij ons, dan hoeven we geen studio te huren want dat is duur.” Een aanname die we de laatste tijd vaak voorbij zien komen, als het gaat om de keuze tussen een online evenement op locatie of in een studio. Het klopt echter bijna nooit. Waarom dat zo is, leggen we hieronder uit.
Er komt nogal wat bij kijken
Als eerste is er de voorbereiding. Het programma samenstellen, de content verzamelen en verwerken, het uitnodigingstraject, sprekers begeleiden, verbindingen gereed maken, noem maar op. Vervolgens komt er rondom de dag zelf ook het nodige bij kijken. Op het moment dat wij op locatie een evenement opnemen, dan moeten wij altijd ons materiaal naar die locatie vervoeren. Soms is dat een vrachtwagen vol. We komen niet met één camera, maar met een scala aan spullen: licht, geluid, meerdere camera’s, apparatuur voor de beeldregistratie en aankleding.
Een voorbeeld
Een voorbeeld uit onze praktijk: een studio-uitzending op de locatie van een klant in Den Haag. Daar konden wij met onze bussen en auto’s niet makkelijk parkeren voor de locatie, terwijl dat wel nodig was gezien de hoeveelheid materiaal. Het evenement begon daarom met het organiseren van parkeerplaatsen. Eenmaal op locatie kregen we hulp in de vorm van een steekkarretje, om ons materiaal mee te vervoeren. Dat geeft op zich niet, maar het toont wel aan dat mensen vaak geen beeld hebben van de omvang van een productie op locatie.
Het kan een bewuste keuze zijn
Vergelijk het maar met een ‘diner at home’. Nogal eens wordt gedacht dat dat voordeliger is, de kok komt immers thuis. Maar het is niet zo, want juist in de voorbereiding gaat veel tijd en dus geld zitten. Dat is bij een evenement op eigen locatie net zo. Bovendien zijn er nog interne kosten, zoals een pand dat langer open moet blijven of extra beveiliging. Het kan daarentegen wel een bewuste keuze zijn; omdat het bijvoorbeeld past bij de gewenste corporate uitstraling of om andere, strategische redenen. Dan wegen de meerkosten van de uitzending op eigen locatie op tegen een studio-uitzending en is het een bewuste afweging. Maar de gedachte dat een online of hybride event op een eigen locatie goedkoper is dan in een studio, is bijna nooit het geval.
Evenementen zullen steeds vaker op locatie plaatsvinden en wij voorzien ook een trend van een gecombineerd event; op locatie én online. Daarover vertellen we meer in ons volgende blog.