Het nieuwe jaar mag dan nog maar net begonnen zijn, velen zullen al bezig zijn met het organiseren van events die later in het jaar gepland zijn. Maar wat maakt een event nu succesvol? Niet alleen inhoudelijk en qua styling, maar ook; hoe weet je of je event oplevert wat je wilt bereiken, en hoe blijven gasten betrokken? Daar proberen we in dit blog een antwoord op te geven.
Dat gaan we doen aan de hand van een aantal trends die helpen om het ideale event te creëren. Trends die we zelf hebben zien ontstaan, maar ook trends die volgens de kenners een grote hit gaan worden.
Wat wil ik met mijn event bereiken?
Dit klinkt misschien als een open deur, maar het is wel één van de belangrijkste vragen: wat is het doel van het event en hoe meet ik of het doel is behaald? Afhankelijk daarvan ga je namelijk de opzet, technische ondersteuning, de locatie, aankleding en catering bepalen. Als het om een launch-event gaat of om een mijlpaal te vieren, zal de locatie een belangrijke rol spelen. Maar organiseer je een event waar veel sprekers zijn of het gaat om het overbrengen van informatie, dan zou je ook eens kunnen denken aan een geheel of gedeeltelijk online event.
We zien dat steeds meer organisaties hier mee experimenteren en daarbij niet altijd de gewenste resultaten behalen. Online wordt vaak gezien als een verlengstuk; we streamen het event ook online zodat mensen kunnen meekijken. ‘Online’ zou je wat ons betreft als een opzichzelfstaande locatie moeten zien, met een eigen publiek en verwachtingen. Daar zal je dan ook je programma op moeten aanpassen, parallel aan het fysieke event. In sommige gevallen is een volledig online programma misschien zelfs beter. Voor het behalen van het gewenste resultaat, hoeft niet altijd iedereen bij elkaar te komen. Zorg daarom in de voorbereidingsfase dat iemand in je team voor het online gedeelte verantwoordelijk is. Schakel op tijd een technische specialist in zodat alle mogelijkheden kunnen worden besproken en het een succes wordt.
Meten is weten
Een veel gehoorde vraag over events is: “Wat levert het ons nu op?” Daarom is het belangrijk om het doel van het evenement goed voor ogen te hebben en achteraf ook te analyseren of het doel behaald is. Uit verschillende onderzoeken komt naar voren dat 50 tot 75% van de evenementen een hogere ROI zou hebben als het event wordt verlengd, door ook na het event aandacht aan uw gasten te besteden. Het warmhouden van de opgedane ervaring en informatie, maar ook vragen naar feedback en het analyseren van alle gemeten waarden.
Er zijn verschillende innovatieve manieren om het succes van je event via engagement te meten. In latere blogs meer details. Het is wel belangrijk dat er met de waardevolle informatie die verzameld is wat gedaan wordt; koppel deze waar gewenst ook terug naar je bezoekers.
Meten is weten en zorgt voor inzichten.Gebruik deze inzichten om het volgende event nog beter te maken voor je bezoekers en het doel te bereiken.
Een event is een beleving
Mensen kunnen tegenwoordig uit zoveel events kiezen, waarom zouden ze dan naar jouw event komen? Je moet er dus voor zorgen dat ze niet alleen te gast zijn op je evenement, maar dat ze je event daadwerkelijk ervaren. Daarom zijn de locatie, de aankleding, het eten, de sfeer, maar zeker ook de wijze waarop de boodschap via beeld, geluid, licht en zelfs geur wordt overgebracht. De beleving van gasten begint al bij de uitnodiging. Maak je gasten echt onderdeel van je event; zorg bijvoorbeeld voor goede ‘foto mogelijkheden’, zodat ze deze op sociale media kunnen delen. Of laat ze tijdens het event helpen, zodat ze zich ook echt betrokken voelen.
Wat we ook zien, is dat klimaatbewustheid een steeds grotere rol gaat spelen. Is het noodzakelijk dat, alle gasten naar de locatie komen, of is een online event een betere keuze. Zijn er mogelijkheden om met het openbaar vervoer te komen, of regel een bus om ze te vervoeren.
Een event stopt niet als het afgelopen is. Je wilt dat mensen nog lang aan je evenement denken en erover blijven praten. Blijf daarom op de radar. Zorg bijvoorbeeld voor een aftermovie en houd contact met je gasten. Vraag hoe ze het vonden, deel nieuws met ze. Er zijn verschillende manieren, maar het belangrijkste is dat je op de radar blijft. Denk daar dus al aan bij het plannen van je evenement.
Techniek is niet een doel op zich
Techniek is nodig voor het realiseren van je doelstelling. Weet wat je doel is; beeld, licht, geluid en aankleding helpen bij de realisatie daarvan. Audiovisuele bedrijven leveren de techniek, maar hebben tegenwoordig veel ervaring en inzicht om te adviseren over de opzet van events; wat werkt wel en wat werkt niet? Want uiteindelijk wil je een boodschap overbrengen. Daarom is de slogan van MWee AV Design ook: “We bring YOUR message into the world”. Want daar gaat het om: dat je evenement een boodschap heeft die zichtbaar is tijdens het event, maar ook daarna gedeeld wordt.
In de komende blogs gaan we dieper in op de trends en ontwikkelingen die we hier besproken hebben. Blijf ons daarom volgen, of schrijf je in voor onze nieuwsbrief, zodat je het laatste blog in je mail ontvangt.