Verbonden blijven met het personeel is een belangrijk punt van aandacht op dit moment. Hoe borg je de gezamenlijkheid en welke rol kan virtueel hierin spelen? Hoe zorg je er als organisatie voor dat alle medewerkers hun vragen kunnen stellen en als team kunnen blijven opereren? De online wereld biedt volop mogelijkheden.
VAN OVERLEG TOT BIJEENKOMST
Nu we allemaal thuis zitten is videobellen heel normaal geworden. Met name voor kleine vergaderingen en overleggen zijn Zoom en Microsoft Teams niet meer weg te denken in de zakelijke wereld. Wat ons betreft is dat maar goed ook. Het is een ontzettende uitkomst geweest de afgelopen tijd en zal ook zeker een belangrijke rol blijven spelen in de toekomst. Wat we tegelijkertijd ook zien, is dat grotere bijeenkomsten, zoals personeelsbijeenkomsten, ook virtueel ingevuld gaan worden.
SLUIT AAN BIJ DE DEELNEMER
Wat daarbij belangrijk is, maar dat geldt eigenlijk voor alle online events, is dat je aansluit bij de kijker. Nu nog zien we dat bedrijven vaak één grote sessie plannen voor de hele organisatie. Soms zijn dat 400 personen, van verschillende niveaus. Je kunt je afvragen of dat handig is. Zitten de mensen van de buitendienst of schoonmaak bijvoorbeeld te wachten op specifieke informatie van de financiële afdeling of over het reilen en zeilen bij beleidsmensen? Bedrijven vinden het spannend om zo’n bijeenkomst op te splitsen. Onder het mom van ‘we willen alles transparant en open houden’ wordt gedacht dat splitsen gelijk is aan verborgen houden.
DEELSESSIES
Dat is wat ons betreft niet het geval. Er zijn ook mooie oplossingen. Een online event kun je bijvoorbeeld goed verdelen in een algemene plenaire aftrap, waarbij alle deelnemers aanwezig zijn. Hierna kunnen er verschillende deelsessies plaatsvinden of worden deelnemers opgesplitst in groepjes. Aan het eind kom je weer plenair samen bij de centrale uitzending. In het centrale deel, maar ook in de groepjes, kun je werken met verschillende interactieve elementen, zoals een chat en poll. Het voordeel van zo’n opzet is dat het op alle momenten relevant is voor de deelnemers. De aandacht blijft daardoor hoog, waardoor het ook aantrekkelijker is een volgende keer deel te nemen. Op het moment dat er één grote online bijeenkomst is en je vooral informatie zendt, dan kan dat op den duur toch minder aantrekkelijk worden voor je mensen om aan deel te nemen. Ook een programma verdeeld over meerdere dagen is mogelijk. Dat kan een uitkomst zijn wanneer verschillende agenda’s daar om vragen.
VRAAG JE AF WAT NODIG IS
Hoe je het ook inregelt, het is belangrijk dat je je als bedrijf afvraagt wat nodig is om verbonden te blijven met je personeel. Mensen zitten al wekenlang thuis en de vraag is of en wanneer we terug gaan naar het oude. Tot die tijd hangt verbonden zijn met de mensen toch voor een groot deel af van hoe je dat online invult. Waaraan hebben de mensen behoefte en wat is het voornaamste doel van de online bijeenkomsten? Qua techniek is vrijwel alles mogelijk.