Wanneer is je event een succes en hoe meet je dat? Dat kan door van te voren na te denken over kpi’s. Met een set aan vastgestelde, meetbare doelen kun je na afloop een goede evaluatie maken, waarbij de resultaten van invloed zijn op de vervolgacties. Maar hoe bepaal je die doelen?
Key Performance Indicator
Kpi staat voor Key Performance Indicator en is een flexibel meetinstrument waarmee je kunt bepalen of je doelstellingen zijn behaald. Doelstellingen zoals naamsbekendheid, aantal deelnemers of tevredenheid. Voordat je kpi’s bepaalt, zul je eerst algemene doelen moeten vastleggen. Voor wie organiseer je het event, wat is de boodschap en wat wil je dat deelnemers doen of na afloop weten? Nadenken over kpi’s betekent dus sowieso nadenken over de doelstelling van je event. Wil je daarover meer weten, lees dan eens dit blog.
Vanuit de algemene doelstellingen kun je kpi’s bepalen. Hieronder delen we de vier meest voorkomende kpi’s van online events op dit moment. Voor alle kpi’s geldt dat ze realistisch moeten zijn. Kijk vooral ook naar eerdere events of vraag advies aan je samenwerkingspartner. Op die manier kun je beoordelen of geplande inspanningen en investeringen aansluiten bij de doelen die je voor ogen hebt.
#1 Social media engagement
Betrokkenheid op social media is een goede indicator als het gaat om tevredenheid of bekendheid van een event. Hoewel het kwalitatief van aard is, kun je aan de hand van sentiment maar ook cijfers (toename aantal volgens, shares, likes, e.d.) successen meetbaar maken. Door je event een hashtag te geven, kun je de social media engagement gemakkelijker monitoren.
#2 Daadwerkelijke aanwezigheid
Veel interesse vooraf betekent niet altijd een hoog aantal bezoekers of deelnemers op de dag zelf. Aanwezigheid is een goede indicator om het succes van een event te evalueren en te bepalen hoe effectief marketinginspanningen bijvoorbeeld waren. Denk bij de aanwezigheidsgraad niet alleen aan het aantal deelnemers dat aanwezig was bij de start, maar ook of deelnemers het hele event hebben bijgewoond. Dit soort cijfers zijn voor de technische partner goed te leveren.
#3 Tevredenheid
Het succes van een evenement is ook sterk afhankelijk van de ervaring van de bezoekers. Een positieve ervaring helpt om de bekendheid of betrouwbaarheid te vergroten. Bovendien is de kans op deelnemen aan een volgend event groot bij een hoge tevredenheid. Aan de hand van verschillende statistieken kan een technische partner de tevredenheid meten. Denk daarbij aan cijfers zoals: hoeveel enquêtes worden ingevuld, hoelang kijken de deelnemers, hoeveel melden zich aan en kijken er werkelijk, hoeveel schrijven zich (direct) in voor het volgende event. Ook vanuit de chat kun je waardevolle informatie halen rondom tevredenheid.
#4 App downloads
Gebruik je een eventapp en wil je je deelnemers overtuigen om het programma digitaal te volgen? Dan is het aantal keer dat de app gedownload is een essentiële kpi waarmee je de digitale interactie met je bezoekers evalueert.
Of een event slaagt, hangt af van veel factoren. Het succes meet je dan ook niet alleen af aan kpi’s. Inhoud van het programma maar ook de techniek zijn net zo bepalend. Wees dan ook voorzichtig om, bij een tegenvallend resultaat, op basis van de vooraf vastgestelde kpi’s de conclusie te trekken dat een event niet succesvol is geweest.