Enkele honderden medewerkers van waterschappen, gemeenten, provincie en gemeenschappelijke regelingen namen onlangs deel aan een van de online kennissessies van KOOP tijdens de Gebruikersraad. Ze kregen informatie over de ontwikkelingen rondom de Wet elektronische publicaties. Implementatie-adivseur Bintu Pater organiseerde de sessies, en werkte daarbij samen met MWee. “De samenwerking verliep heel goed.”
Bintu, wat doet KOOP?
“KOOP staat voor Kennis- en exploitatiecentrum officiële overheidspublicaties en valt onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. KOOP is verantwoordelijk voor de dagelijkse publicatie van overheidsinformatie in Nederland. Met deze publicatiediensten stelt KOOP de gehele Nederlandse overheid in staat om officiële overheidsinformatie te publiceren. Vanuit het Implementatieteam officiële publicaties ondersteunen wij decentrale overheden in het mogelijk maken van digitale publicaties.”
Daarover organiseerden jullie onlangs een aantal online kennissessies.
“Dat klopt. Voor de coronacrisis organiseerden we tweemaal per jaar grote fysieke informatiebijeenkomsten voor de decentrale overheden. Door de corona maatregelen was het niet meer mogelijk om deze bijeenkomsten fysiek te organiseren, dus is er gekeken naar een alternatief, in de vorm van een webinar.
Tijdens de Gebruikersraad, zowel online als fysiek, komen onder meer demo’s van het invoer systeem voor de digitale publicaties, nieuws vanuit KOOP over ontwikkelingen rond de Wet elektronische publicaties en best practices van gastorganisaties aan bod.
Het programma van de bijeenkomst is hetzelfde gebleven, alleen is de opzet veranderd. We hebben ervoor gekozen om de inhoud op te knippen in losse sessies. Hierdoor hadden de deelnemers de mogelijkheid om zelf te kiezen welke sessie er gevolgd werden. Uiteindelijk hebben we zeven afzonderlijke sessies verzorgd. Deze vorm van de Gebruikersraad is erg goed bevallen voor zowel KOOP als de deelnemers.”
Hoe verliep de organisatie?
“Die verliep erg soepel. We hebben zelf de inhoud bepaald, voor de techniek werkten we samen met MWee. Tijdens de sessies gaven sprekers vanaf hun werkplek of vanaf thuis een presentaties. Voor de sessie werd er door MWee een technische test uitgevoerd, en werden er tips gegeven over presentatiehoudingen Het liep perfect. En belangrijk: de opkomst was enorm hoog: zo’n 500 individuele deelnemers. De opnames van alle sessies staan inmiddels op ons YouTube-kanaal, en worden nu al vaak bekeken!”
En hoe beviel de samenwerking met MWee?
“De samenwerking verliep heel goed. En dit is eerder gebleken, aangezien er vaker is samengewerkt met MWee. Zo hadden we enkele weken voor de Gebruikersraad één keer telefonisch overleg. Daarna hebben we gecommuniceerd via mail, en de dag voor de Gebruikersraad hebben we voor de zekerheid nog een keer telefonisch contact gehad om de laatste puntjes op de i te zetten. En belangrijk: MWee denkt actief mee over de organisatie en levert goede kwaliteit.”