Veel branches hebben het afgelopen jaar een immense verandering doorgemaakt. De evenementenbranche is er daar zeker eentje van. Wat we hebben gezien en onze kijk daarop delen we hieronder graag met je.
Op zoek naar extraatjes
Ineens zaten we allemaal de hele dag achter een beeldscherm. In de eerste maanden namen we voor lief dat een verbinding soms haperde of een presentatie niet lekker overkwam. Toen we die fase door waren, begonnen we meer eisen te stellen aan een online event. Wat wij in die maanden hebben gezien, is dat onze klanten vooral op zoek gaan naar verschillende vormen van ‘extraatjes’ om het event leuk te maken. Denk aan een pubquiz, deelsessies of netwerkplatforms.
Voegt het iets toe?
Dat snappen we. Juist omdat we nog altijd zoveel achter het scherm zitten, is het van belang dat je met je event iets goeds neerzet. Iets goeds is in onze ogen een event dat blijft hangen. Waarmee je een indruk achter laat. We zijn echter ook van mening dat dat niet alleen kan met de welbekende ‘toeters en bellen’. De vraag is namelijk of dat soort afleiding altijd ten goede komt van je online event.
Eerst het doel, dan de vorm
Om te bepalen of al die extra’s nodig zijn, is de belangrijkste vraag: wat is je doel en wie wil je bereiken? Van daaruit bepaal je het format. Interventies of creatieve onderdelen zijn leuk, maar ze moeten wel een functie hebben. Om bijvoorbeeld de energie van de deelnemers hoog te houden. Of om te zorgen dat iedereen blijft aangehaakt.
Het grootste voordeel van online
Het wordt nog best vaak vergeten: een indruk achterlaten met je event kun je ook achteraf doen. Het is wat ons betreft één van de grootste voordelen van de online beweging die op dit moment gaande is. Alles wordt geregistreerd, alles wordt bijgehouden. Gebruik die data om in de weken ná je event deelnemers opnieuw te betrekken. Deel bijvoorbeeld materiaal of haak in op actualiteit. Voorkom dat je in het ‘oude denken’ blijft zitten en de eindtijd van je event ook als einde behandelt. Maak een plan waarin het event zelf slechts een element binnen het geheel is.
Blijvende verandering
Wij verwachten dat we niet meer terug zullen gaan naar hoe het was. De invulling van het werk wordt anders, de kans is groot dat we structureel meer thuis gaan werken. Kantoorpanden worden anders gevuld en de balans tussen werk en privé transformeert. Voor de invulling van events en het werk van eventmanagers heeft dit directe gevolgen. Laten we daarom alle lessen uit de afgelopen tijd benutten om de branche levend en gezond kunnen houden.