Vaak wordt onderschat hoeveel tijd het kost om een online event te organiseren. Dat komt waarschijnlijk door de digitale context. Schijn bedriegt. Dat weet ook onze collega Jolein Foks. Jolein werkt als interactief creatief regisseur en neemt je graag mee in haar wereld. Hieronder vertelt ze over een groot online event dat we onlangs organiseerden.
70 webinars in een week
“Een paar maanden geleden verzorgden we een online event dat een totale doorlooptijd had van twee weken. Iedere dag vonden er meerdere webinars plaats. Het was een internationaal event met heel erg veel sprekers en moderators. In totaal draaiden we in één week zo’n 70 webinars voor verschillende opdrachtgevers.
Iets anders dan een ‘stickie’
Je zult het misschien niet verwachten, maar de meeste tijd ging zitten het testen van de sprekers en in de presentaties. Of beter gezegd: het aanleveren daarvan. Om negen uur in de ochtend ging iedere dag het eerste webinar live, de laatste was om zeven uur in de avond. In bijna alle gevallen kregen we een paar uur van te voren de presentatie. Ik denk dat dat komt doordat presentatoren het vergelijken met ‘het meenemen van hun usb.’ Maar bij zo’n groot event, waarbij we vijf webinars per dag organiseren, is het bijna niet te doen om steeds een nieuwe presentatie in het programma te verwerken. Tussendoor verzorgden we ook extra testsessies met sprekers. Bijvoorbeeld omdat de spreker op een andere plek bleek te gaan zitten, met een andere laptop of device ging werken of omdat er ineens een extra spreker bij kwam of juist eentje minder.
Dag en nacht
In die weken zijn we dag en nacht aan het werk geweest. De dag en avond waren voor het testen van de sprekers. We voorzagen ze bijvoorbeeld van tips: zorg voor een goede belichting en ga niet in het zonnetje bij het raam zitten. Dat toont namelijk niet mooi op een scherm. Zorg ook voor een goede positie van de camera: liever niet van onder, want dan kijken de deelnemers in je neus. Het lijken simpele dingen, maar hebben een geweldig effect op wat de deelnemers zien. Na negenen in de avond begonnen we met het verwerken van de content voor de volgende dag en het versturen van alle inloglinks voor de sprekers.
Op tijd aanleveren
Het is absoluut een te gekke tijd waarin we zitten en het wordt alleen maar mooier. Tegelijkertijd hoop ik dat, door dit verhaal te delen, we een beeld kunnen schetsen van wat er allemaal komt kijken bij een online event. En dat het echt heel belangrijk (en handig!) is als in elk geval alle content en de presentaties op tijd worden aangeleverd. Dat scheelt een heleboel last minute stress en komt je event alleen maar ten goede.”