Met het mooie weer op komst, kun je als eventmanager weer aan de slag met het plannen van buitenevenementen. Een fijne locatie aan het strand of in het bos, het kan allemaal. In dit blog delen we een paar mooie inzichten om te zorgen dat jouw outdoor event een succes wordt.
Wat als het regent?
“Wat als het regent?” Die vraag wordt vaak gesteld, rondom de organisatie van een event dat buiten plaatsvindt. Hoewel het weer nooit helemaal te voorspellen is, kan je wel voorbereid zijn op het onverwachte. Een evenement hoeft niet letterlijk in het water te vallen. Huur bijvoorbeeld een tent of kies een locatie waarbij je zowel binnen als buiten terecht kunt. Overigens geldt het niet alleen voor regen. Op een erg warme dag zijn schaduwplekken ook fijn.
Flexibel programma
Een outdoor event komt het best tot z’n recht met een flexibel programma. Zo’n programma ligt niet in blokken van een half uur vast, maar geeft de mogelijkheid om op de dag zelf nog onderdelen te wisselen. Daarmee kan je anticiperen op onverwachte weersomstandigheden.
Maak er iets unieks van
In ons vorige blog zeiden we al dat eventmanagers echt moeten uitpakken, om bezoekers naar een event te krijgen. Dat geldt ook voor een outdoor event. Vaak worden deze georganiseerd op zakelijke locaties. Ga daarom vooral van de gebaande paden. Veel trouwlocaties zijn erg geschikt voor een zakelijk event, net als strandtenten of campings. Zorg vervolgens ook voor een unieke aankleding. Geen standaard banners, maar bijvoorbeeld decoratie in de kleuren van de huisstijl. Bezoekers willen steeds vaker weten met wie ze zaken doen, niet met wat. Door aandacht te besteden aan de locatiekeuze en aankleding geef je jouw outdoor event een persoonlijke touch.
Denk aan de follow up
Met het event plant je een zaadje in het hoofd van de bezoekers. Dat gaat groeien na afloop. Denk daarom van te voren na over een goede follow-up. Dat kan fysiek, door bijvoorbeeld iets op te sturen, of digitaal. Heeft je event een open karakter en weet je van te voren niet exact wie de bezoekers zijn, dan is het nodig dat je op het event de bezoekersdata verzamelt.