Drie jaar geleden bestond het vak eventmanagement voor een groot deel uit het regelen van allerlei praktische zaken rondom een evenement. Dat is nog steeds zo. Toch zijn we van mening dat het vak een upgrade heeft gekregen en dat bedrijven er goed aan doen de competenties en vaardigheden van eventmanagers te herdefiniëren. Waarom we dat vinden, leggen we hieronder uit.
De komst van online events
Een zaaltje regelen, hapjes verzorgen en misschien ook iets met techniek of een laptop. Gechargeerd gezegd wellicht, maar het organiseren van een event bestond voor een groot deel uit het regelen van praktische zaken. Met de komst van online events is dat drastisch veranderd. In onze ogen is daarmee het vak van de eventmanager ook veranderd. We onderscheiden drie soorten events met daarbij verschillende rollen voor de eventmanager: online, hybride en live events.
De rol van een eventmanager bij een online event
In de praktijk zien we dat dit nog het meest lijkt op de ‘traditionele’ situatie van een offline event. Een event wordt opgepakt en georganiseerd, een partij komt in beeld voor de techniek, de zaken worden afgestemd en vervolgens verdwijnt de eventmanager uit beeld. In onze ogen is het zaak dat de eventmanager zichzelf meer als adviseur positioneert. Waar zit de behoefte van de klant en welk soort event past daarbij? Wat kun je die klant allemaal aanbieden op het gebied van online en denk daarbij zeker ook aan marketingactiviteiten, zoals een follow-up. Door aan de voorkant te investeren hierin, vergroot je de kans op een succesvol event. En dat wil je uiteindelijk, als eventmanager.
De rol van een eventmanager bij een hybride event
Hierbij is sprake van een fysiek aanwezige groep deelnemers en een online groep deelnemers. Die laatste is vaak groter. Als eventmanager verschuift je rol richting regisseur. Juist omdat de online groep groter is, vraagt het veel voorbereiding en kun je minder laten afhangen van het moment zelf. Focus zou moeten liggen op het vasthouden van de interactie tussen de offline en online groep. Wat ons betreft is het dan ook een must, zeker voor de grotere events, dat twee personen (één voor online en één voor offline) samenwerken met daarboven een coördinator. Daarover schreven we ook in dit blog. Zie een hybride event als twee aparte zalen, waarbij een eventmanager zichzelf niet kan opsplitsen.
De rol van een eventmanager bij een live event
Dat is voor de meesten wel bekend. Hierbij ligt de focus vooral op hoe je tijdens het event het beste de boodschap kunt overbrengen en het doel van het event kunt bereiken. Qua voorbereiding kun je het vergelijken met een online event, alleen zit er uiteraard minder techniek in het geheel om voor te bereiden.
Het vak van een eventmanager is aan het veranderen door de komst van online events. Wij zullen er niet van opkijken als de competenties ook veranderen in de komende jaren. Meer kennis van en affiniteit met techniek wordt belangrijk, omdat de webinars en andere online events zullen blijven. Organisaties doen er dan ook goed aan om mee te gaan in deze ontwikkeling en hun eventmanagers uit te rusten met de juiste bagage voor het organiseren van zowel offline als online events.