De kans is bijzonder groot dat we voorlopig nog te maken hebben met de organisatie van online events. Tegelijkertijd is het de verwachting dat we stap voor stap meer offline gaan organiseren. Daarom verwachten wij dat in 2021 de inzet van hybride events, waarbij online en offline wordt gecombineerd, gaat toenemen. Op basis van onze ervaringen van het afgelopen jaar delen we graag onze kijk op hybride events. En die luidt: zie het niet als één event.
Grootste doelgroep is online
Bij een hybride event nemen deelnemers zowel fysiek als online deel. In het afgelopen jaar zagen we dat bij zulke events de focus ligt op de deelnemers in een zaal. Dat snappen we, want die zitten nu eenmaal voor je. Het is lastig daaraan voorbij te gaan. Wat echter vergeten wordt, is dat het vaak maar om een heel klein gedeelte van het totaal aantal deelnemers gaat. Het overgrote deel kijkt vanuit huis mee.
Klapvee
Ter illustratie kun je denken aan een tv programma. Niet voor niets wordt het publiek daar soms oneerbiedig ‘klapvee’ genoemd. Voor de presentator is het belangrijk om tegen fysieke personen te kunnen praten, maar het programma draait om de mensen thuis. Bij een hybride event werkt het net zo. Daarom is ons advies: behandel een hybride event als twee events en zorg voor verbinding.
Twee eventteams
Overweeg je een hybride event, denk dan van te voren na over wat je wilt bereiken bij de online deelnemers én bij de offline deelnemers. Hoe ga je ervoor zorgen dat je beide doelgroepen betrekt? Het allerbeste is het zelfs om twee verschillende eventteams te hebben: eentje die verantwoordelijk is voor het online gedeelte en eentje voor het offline gedeelte. En dan is het helemaal mooi als ‘daarboven’ iemand zorgt voor de samenhang.
Verschillende presentatoren
We snappen dat dit niet altijd haalbaar is. Soms is de organisatie te klein of worden de kosten te hoog. Maar dan nog is het raadzaam om van te voren goed na te denken over die twee verschillende groepen deelnemers. Je kan bijvoorbeeld verschillende presentatoren inzetten, die beiden de betreffende groep deelnemers aanspreekt en betrekt bij het event. De presentator die aansluiting heeft met de online groep, vertegenwoordigt hun stem tijdens het event. Die brengt bijvoorbeeld reacties en vragen de zaal in.
Andere inhoud
Ook kun je het totale event opsplitsen. Zo zien we voorbeelden waarbij het online gedeelte beknopter is dan het fysieke gedeelte. Dat is slim, want het is lastiger om online de aandacht lang vast te houden. Daarom wordt er soms voor gekozen om de keynotes en hoogtepunten gezamenlijk te doen. Het programma gaat vervolgens verder voor de offline groep en online haakt op een later moment weer aan. Natuurlijk moet dit passen bij het doel en de doelgroep, maar het is zeker een mogelijkheid.
We pleiten ervoor om een hybride event niet als één event te zien, maar als twee. Dat vraagt een andere aanpak en invulling. Door hier van te voren goed over na te denken, vergroot je de kans op een succesvol hybride event.