We gaan waarschijnlijk de meest bijzondere nieuwjaarsbijeenkomst ooit meemaken. Komend jaar komen we namelijk niet fysiek bij elkaar om het nieuwe jaar in te luiden. We gaan online. Hoe pak je dat aan als eventmanager en hoe maak je er een onvergetelijke start van 2021 van?
Van quiz tot live muziek
Zelf werken we al maanden aan verschillende kerst- en nieuwjaarsevents. Alles passeert de revue: van een quiz en live muziek tot deur-aan-deur-acties bij collega’s thuis. Meestal start het online programma met een welkom door de presentator, gevolgd door informatieve onderdelen zoals de nieuwjaarsboodschap en de prognose voor komend jaar. Hierna volgt vaak een energizer en de nodige interactie met de deelnemers. We vinden het mooi om te zien dat bedrijven een onvergetelijke ervaring willen neerzetten. Het is ook goed dat bedrijven er al zo mee bezig zijn. Het succes van een event hangt voor een groot deel af van de voorbereiding. En een online event vraagt meer voorbereidingstijd.
Onze 8 tips voor een uniek nieuwjaarsevent
Uit onze ervaringen van de afgelopen maanden delen we hieronder 8 beste tips voor een onvergetelijk online nieuwjaarsevent op het werk:
- Maak een nieuw draaiboek. Online vraagt een totaal andere aanpak dan offline. Probeer niet wat je vorig jaar hebt gedaan in een online jasje te gieten. Niemand zit te wachten op een saaie PowerPoint of een te lange speech.
- Zorg dat je je doel duidelijk hebt. Wat en wie wil je bereiken? Hoe wil je dat mensen straks terugkijken op je event? Het antwoord op deze vragen zijn bepalend voor hoe je je event gaat invullen. Denk ook aan aspecten zoals saamhorigheid, betrokkenheid en trots.
- Onderschat de aanloop er naartoe niet. Promoot je event en zet verleiding in. Doe er alles aan om mensen te verleiden deel te nemen. Dit willen ze niet missen.
- Zorg voor een goede samenhang tussen de verschillende onderdelen van het event en zorg daarbij voor interactie. Dat kan bijvoorbeeld met een live chat, poll en video-inbel faciliteiten.
- Zorg voor energie! We gaan het nieuwe jaar in en laten een pittig jaar achter. Dat hoef je niet specifiek te benoemen, maar geef in daden een positieve boodschap mee. Zorg voor een energieke spreker en werk het liefst met professionals of een ervaren presentator.
- Probeer ludieke acties te verwerken of bijvoorbeeld een quiz. Ook kun je denken aan het in beeld brengen van persoonlijke voornemens of muzikale optredens van collega’s.
- Betrek zoveel mogelijk mensen en denk ook aan verschillende vestigingen. Dat is door de online ontwikkelingen zelfs beter mogelijk dan voorheen. Ondanks dat het event virtueel is, kun je verbondenheid benadrukken. Hef bijvoorbeeld met elkaar het glas of organiseer een ander gezamenlijk en gelijktijdig moment.
- Denk na over de afwisseling in techniek. Zo kun je meerdere locaties en camera’s gebruiken. Daardoor wordt het een dynamisch event en blijven deelnemers geboeid. Ook kun je werken met meerdere centrale (plenaire) onderdelen met daar tussendoor aparte teamsessies.
Juiste balans
Bij vrijwel ieder online nieuwjaarsevent is het belangrijk om de juiste balans te hebben tussen informatieve elementen, energizers en gezelligheid. Denk daarom goed na over je doel en doelgroep en bepaal aan de hand daarvan hoe je je event gaat opzetten. Misschien kun je zelfs een afterparty organiseren, met games, optredens en teamactiviteiten.