Advies en mogelijkheden

Om te weten wat de doelstelling en opzet van het online event is, zal via een videoafspraak een intakegesprek plaatsvinden. Tijdens dit gesprek zal samen worden gekeken wat de beste opzet is voor de gewenste doelstelling en de kijkersdoelgroep. Daarbij wordt ook een tijdsplanning bepaald en welke content en inhoud benodigd is. Na het gesprek sturen we een samenvatting. Hierin staan de gemaakte afspraken en geven we een overzicht van de nog ontbrekende content/inhoud. Na ontvangst van alle content wordt alles in ons systeem ingericht.

Aantal kijkers:

Standaard 250 mensen, maar uit ervaring blijkt dat dit voor 80% van de online events voldoende is. Verwacht je meer kijkers, geen probleem. Dan breiden we het aantal kijkers voor je uit. Afhankelijk van het aantal kijkers en de opzet bepalen we welke streamoplossing het beste bij het online event past. Er is een verschil of er 100, 1000 of 10.000 kijkers naar je programma kijken.

Huisstijl

We zorgen dat alle e-mails, inlog, live-streams in de gewenste huisstijl worden opgemaakt. Nadat alles is ingesteld en opgemaakt, sturen we de voorbeelden ter controle via de mail.

Registratie

We zorgen ook voor een persoonlijke registratie, zodat er bekend is wie heeft gekeken. Via een stukje code kan de aanmeldlink in een bestaande website worden geëmbed of er kan met een losse aanmeldlink worden gewerkt. Daarnaast kunnen bestaande adressenbestanden via een .CSV worden geïmporteerd. Wanneer meerdere webinars in een serie worden gegeven, kan via één aanmeldlink worden gekozen welke webinars gevolgd gaan worden. Waarna in een overzichtelijke mail, de directe koppelingen naar de webinars zijn te zien.

Campagnes

Door unieke links te gebruiken, kan op eenvoudige wijze de bron van de aanmelding/conversie worden bepaald, zodat inzicht ontstaat via welk medium (facebook, LinkedIn, website) of externe promotors de kijker op de kijkerslijst is gekomen.

Mails

We zorgen natuurlijk voor gepersonaliseerde bevestigingsmails en herinneringsmails (in huisstijl) waardoor je een hoger percentage kijkers krijgt. Tevens kunnen we mails per groep verzorgen, zoals “wel ingeschreven maar niet gekeken”, “eerder gestopt met kijken”, “wel kijken maar geen vragenlijst ingevuld”. Door na afloop goed te filteren en per groep aangepaste mails te sturen, zal de betrokkenheid aanmerkelijk hoger zijn.

Vooraf testen met de sprekers en moderators

Om tijdens het online event er zeker van te zijn dat alles goed werkt, zal een testsessie worden georganiseerd voor alle sprekers en moderators. Hierbij testen we de verbindingen, zodat de sprekers en moderators al een keer kennis hebben gemaakt met het platform en de wijze van inloggen. We testen meteen de chatfunctie, de wijze van presenteren, nemen het programma door en zetten de puntjes op de i, zodat we klaar zijn voor de grote dag. Vooraf ontvangen de sprekers een e-mail met alle details en linkjes hoe ze vooraf kunnen testen of de gebruikte apparatuur en het netwerk geschikt zijn.

Inloggen kijker

Ons systeem is getest op Windows 8 of hoger, Mac OS X Mavericks of hoger en Linux Ubuntu 10 of hoger. Qua mobiele apparatuur is het getest op iOS 9 of hoger (voor een optimale ervaring is iOS 10 of hoger vereist) en op Android apparaten waarvan het Android besturingssysteem gelijk is aan versie 4.1 of hoger.  Windows 7 wordt niet ondersteund, gezien het feit dat deze al sinds 2015 ook door Microsoft niet langer wordt ondersteund en geüpdatet.

Je kunt op deze pagina zien welk besturingssysteem je hebt.

Technische begeleiding

30 à 45 Minuten voor aanvang van het webinar zetten wij de verbindingen op met alle sprekers en testen we alles nog een keer zodat we zeker zijn dat alles goed loopt. Een technicus van MWee zal tijdens het online event zorgen dat alles technisch goed verloopt en dat op de juiste momenten polls en content zichtbaar wordt. Tevens zal tussen de sprekers en content worden geschakeld via de virtuele regie unit.

Sprekers op afstand

Via een live videoverbinding, kunnen we tot 6 sprekers in de uitzending laten zien, vergelijkbaar als een journalist die op een locatie staat. Dit geeft veel mogelijkheden – zeker in een tijd waarbij niet iedereen fysiek aanwezig kan of wil zijn. Maar denk hierbij ook aan sprekers uit het buitenland. Vooraf testen we natuurlijk of de sprekers beschikken over de juiste locatie en apparatuur. Voor een professionele uitstraling is een neutrale achterwand, de belichting, de akoestiek van de ruimte en de internetverbinding van belang.

Chat

Vragen kunnen via een chat – privé of openbaar – worden gesteld. Wanneer deze via de privéchat worden gesteld, bestaat de mogelijkheid deze eerst langs een moderator te laten gaan. Zij kunnen vaak al 1op1 antwoorden geven en veel gestelde en belangrijke vragen doorsturen naar de presentator en/of sprekers zodat ze centraal kunnen worden behandeld. Zo zorg je voor sturing van je online event.

Moderator

Hoe groter het aantal deelnemers, hoe meer vragen er gesteld worden via de chat. De presentator heeft hier geen tijd voor zodat hij niet wordt afgeleid en gefocust op zijn presentatie kan blijven. Om toch al die inkomende vragen te behandelen, kan het inschakelen van één of meerdere moderators de oplossing zijn. Deze kan vragen in zowel de openbare als privéchat direct beantwoorden en als het nodig is kijkers blokkeren als ongepaste teksten worden gepost. Dit is ook de reden dat we voor bijna alle type events een privéchat adviseren. Zo kan je ook meer sturing geven aan je event. Via de presentator chat – welke alleen zichtbaar is voor de presentatoren en moderators en niet voor de kijkers – kan de moderator vragen met eventueel het antwoord doorspelen naar de presentator. Vragen die vaker worden gesteld, kunnen zo door de presentator live voor alle kijkers beantwoord worden.

Polls

Door tijdens het online event de juiste vragen te stellen, zorg je voor betrokkenheid en aandacht en wordt tevens waardevolle informatie vergaard en kan direct of een volgende keer het programma worden aangepast.

Calls to Action

Deze zetten je kijkers aan tot actie, om bijvoorbeeld je tijdelijke aanbieding te kopen, of om een afspraak in te plannen.

Videoplay/PowerPoint/website

Het is mogelijk om video’s af te spelen, PP weer te geven, live een website te demonstreren, fullscreen maar ook als PiP.

Vragenlijst

Door na afloop de deelnemers een compacte vragenlijst in te laten vullen, wordt met de juiste vragen een schat aan informatie ingewonnen. Wanneer de informatie goed wordt geanalyseerd en aanpassingen worden gemaakt, zal een volgende keer een hogere score en conversie waarschijnlijk zijn.

Salespagina

Eindig je online event met een online salespage. Je zal zien dat je conversie een stuk hoger zal worden.

Statistieken

Door de analyse van alle verzamelde data kunnen statistieken worden bijgehouden per of tussen verschillende events. De verzamelde data kan ook worden geëxporteerd zodat met een eigen analyse-tool kan worden gewerkt. Op de achtergrond hebben we alle statistieken verzameld en deze worden binnen 2 uur na het webinar gemaild zodat daaruit een goede opvolging en inzichten kunnen worden verkregen. De video-opname zal via We transfer in een .MP4 formaat worden opgestuurd.

On demand

Kijken naar het event op het tijdstip dat het uitkomt. Door interacties tijdens het kijken te tonen en na afloop een vragenformulier te laten invullen, worden ook zij betrokken en worden statistieken en inzichten verzameld.

Replays

De volgers die zich hebben geregistreerd, kunnen de beelden na afloop nog eens bekijken. Ook hiervan worden statistieken bijgehouden.

Opnames downloaden

Indien gewenst, kunnen we de opname bewerken zodat deze in zijn geheel of gedeeltelijk op een eigen website, YouTube of Vimeo zichtbaar is.

AVG proof

We houden ons natuurlijk aan de wettelijke eisen.

Systeemvereisten

Overzicht met minimale systeemvereisten voor presentator en deelnemers van webinars.
Belangrijk is dat alle andere programma’s en de inlog naar VPN-verbindingen zoals Citrix zijn gestopt, zodat je laptop geen werkzaamheden op de achtergrond doet. Dit zorgt voor een stabieler en mooier beeld.

Computer

Presentator 

Met een moderne computer of laptop van max 3 jaar oud met het nieuwste besturingssysteem zal alles zeker goed werken. Oudere computers werken vaak ook, maar kunnen in bepaalde gevallen niet beschikken over de juiste CPU-kracht.
Gebruik Google Chrome versie 72 of hoger, controleer je versie door rechts naar de 3 puntjes te gaan en dan vervolgens op “help” te klikken en vervolgens “Over Google Chrome” te kiezen.

Kijker 

Elke moderne computer of mobile device met een recent besturingssysteem moet zonder problemen kunnen werken. Voor Apple apparaten wordt iOS 10 of hoger ondersteund. Voor Android is het noodzakelijk om Google Chrome te gebruiken.

Internetsnelheid

Presentatoren 

Om live te videostreamen, heb je een stabiele internetverbinding nodig met een minimale up en down van 5Mbps. Zorg bij voorkeur voor een bekabelde verbinding en liever niet via Wifi. Kies je toch voor Wifi, zorg dan dat je dicht bij de router/het modem zit om zeker te zijn van een stabiele verbinding met goede snelheid (In bepaalde gevallen is een 4G hotspot een goed alternatief). Zorg dat je tijdens de testsessie op dezelfde plek zit als tijdens het echte webinar zodat de werkelijke situatie wordt getest.

Deelnemers 

Zij hebben minimaal een internetaansluiting nodig van 0.5 Mbps. Ons systeem kijkt automatisch welke instelling optimaal is zodat de beste deelnemerservaring wordt bereikt.

Testen internetsnelheid 

Voor de zekerheid kan je HIER je internetsnelheid testen.
Druk op “GO” en controleer of de upload en downloadsnelheid hoger zijn dan 5 Mbps. Dit zal in de meeste gevallen zo zijn.

Testlinks

Welk besturingssysteem heb ik?
Welke internetsnelheid heb ik?
Welke webbrowser heb ik en is deze up-to-date
Gebruik Google Chrome versie 72 of hoger, controleer je versie door rechts naar de 3 puntjes te gaan en dan vervolgens op “help” te klikken en vervolgens “Over Google Chrome” te kiezen.
Installeren van nieuwste versie Google Chrome
Hapert het beeld of zijn er andere problemen tijdens het testen?
Controleer je Windows computer
toetsencombinatie Control + Shift + Escape. “Taakbeheer” “meer details” “prestaties”

Bedrijfsnetwerk en firewall

Problemen in een bedrijfsnetwerk met verbinden? Neem contact op met je systeembeheerder om met behulp van de volgende eisen je computer klaar te maken voor het geven van live webinars:
Openen van poort 80 en 443 uitgaand via TCP (optioneel: naar *.webinargeek.com)
Openen van poort 50,000 tot 59,999 inkomend via TCP en UDP (optioneel: van *.webinargeek.com)
Mocht je problemen ondervinden met je netwerkbeheerder dan kunnen we kijken naar een oplossing zoals het streamen via 4G of 5G mobile hotspots.