Nu het Coronavirus steeds verder om zich heen grijpt, staat bij elke eventmanager bovenaan het lijstje: Kan mijn evenement nog wel doorgaan? Welke maatregelen kan of moet ik treffen voor het evenement? En als het niet in de huidige vorm kan doorgaan, wat zijn dan de opties om toch de doelstelling van je evenement te behalen. Wij krijgen daar veel vragen over.
Met meer dan 100.000 bekende gevallen en ruim 3.500 overleden personen wereldwijd, grijpt het Coronavirus om zich heen. Ook in Nederland raakt het Coronavirus veel mensen; honderden mensen zijn besmet en er zijn al enkele personen overleden. In Noord-Brabant geldt dat mensen met lichte klachten zoveel mogelijk thuis moeten blijven. Veel (internationale) bedrijven hebben een reisverbod ingesteld of vragen medewerkers om thuis te blijven. Grote bijeenkomsten worden af- of uitgesteld of gaan zonder publiek door. En dan heb jij net voor de komende periode een event gepland. Wat nu? Eén van de belangrijkste zaken: probeer niet in paniek te raken.
Communiceer!
De aanwezigheid van het Coronavirus betekent niet dat je je evenement gelijk moet afgelasten. Er zijn genoeg mogelijkheden om het al dan niet in een aangepaste vorm door te laten gaan. Maar wees in elk geval heel duidelijk naar je gasten. Laat zien dat je de regie neemt, dat je er alles aan doet om je gasten zoveel mogelijk te beschermen. Doe dat met boodschappen vooraf, op websites of via sociale media. Of maak een video, waarin je alles goed uitlegt. Wees ook niet bang om mensen op hun eigen verantwoordelijkheid te wijzen; zijn er al klachten, dan moeten ze misschien het zekere voor het onzekere nemen. Tijdens het evenement zorg je natuurlijk ook voor de juiste maatregelen. Ontvang deelnemers niet met een hand, zorg bijvoorbeeld voor extra punten waar mensen hun handen kunnen wassen. Attendeer op de locatie wat de manieren zijn om besmetting te voorkomen. Doe je dit via digitale schermen zodat je de berichten snel op afstand kan aanpassen, wanneer dit nodig blijkt. De Nederlandse overheid en het RIVM hebben richtlijnen opgesteld die helpen bij het tegengaan van het virus. Neem die richtlijnen in acht.
Wees creatief!
Hoe gek het ook klinkt, het Coronavirus geeft je de mogelijkheid om creatief met je evenement om te gaan. De kans is bijvoorbeeld groot dat sprekers of deelnemers af zullen zeggen. Waarom laat je ze dan niet online aanwezig zijn, via een videoverbinding? De Paus heeft zijn wekelijkse mis via een livestream gehouden, waarom jouw spreker dan ook niet? Spreken via een live thuisverbinding vraagt overigens net zo’n goede voorbereiding als wanneer je spreker op een podium zou staan: Zorg voor een goede en vaste internetverbinding, een goede camera en microfoon, een stille en niet galmende ruimte en een mooie neutrale achtergrond. Zo ziet het er altijd professioneel uit.
Ga online!
Je kunt er ook voor kiezen om het hele evenement online te organiseren. Dat betekent natuurlijk wel dat je het evenement moet aanpassen. Online publiek is anders dan publiek in een zaal. Bij online events is het nog belangrijker om het doel wat je wil bereiken met het event, helder te hebben. De spanningsboog is namelijk online veel korter: kijkers verwachten continu geboeid te worden. Zijn ze dat niet, dan haken ze snel af. Een optie is dan bijvoorbeeld om het event ‘op te knippen’. Losse video’s die je met regelmaat publiceert. Dit kan ervoor zorgen dat je publiek langer betrokken blijft, wat weer meer kansen oplevert. Als je event een vergadering is, dan is online helemaal een goede optie. Vergaderingen en interne bijeenkomsten kunnen goed via Skype, GoToMeeting en Zoom worden opgelost. Hou er wel rekening mee dat voor grotere groepen de microfoon en de camera van je laptop niet toereikend zijn. Door losse camera’s en microfoons te gebruiken, wordt het meteen een stuk professioneler. Het voordeel is dat de deelnemers niet hoeven te reizen, wat weer bijdraagt aan je inspanningen om klimaatveranderingen tegen te gaan. Wat in ieder geval geldt, is dat op voorhand alles goed wordt getest. Gebruik alle camera’s en microfoons, bekijk of er genoeg licht is en test het netwerk maximaal. Je wilt niet dat je tijdens het event erachter komt dat je deelnemers niet of nauwelijks verstaanbaar of slecht zichtbaar zijn.
Van offline naar online?
Het aanpassen van je event naar bijvoorbeeld een online event geeft je veel nieuwe mogelijkheden, en daar kun je heel creatief mee omgaan. Dat vraagt wel om meer technische oplossingen. Audiovisuele bedrijven zijn bij uitstek de partner om je daarmee te helpen. MWee AV Design heeft diverse oplossingen om sprekers, gasten en ander stakeholders online aanwezig te laten zijn bij een event, maar ook de kennis om je evenement volledig online te organiseren.
Wil je weten hoe je je event ondanks het Coronavirus toch op een goede, creatieve en verantwoorde manier kunt laten doorgaan, of wil je meer weten over de online mogelijkheden en oplossingen die je daarbij kunnen helpen? Neem dan contact met ons op. We adviseren je graag over alle mogelijkheden.